Die ausgeschriebene IT-Consultingleistung wird anhand der folgenden Projektphasen näher erläutert & spezifiziert. Sie definieren den Rahmen innerhalb dessen sich das zu erstellende Einführungskonzept des Auftragnehmers bewegen sollte:
2.1 Projektplanungsphase
Die geplante Dauer der Projektplanungsphase beträgt ca. 1 Monat und muss die folgenden Aspekte berücksichtigen:
2.1.1 Projektorganisation
Der Auftragnehmer stellt eine zentrale Ansprechperson (im Folgenden als Projektleitung bezeichnet) mit mind. 3-jähriger Erfahrung im Bereich der Projektleitung und mit mind. 5-jähriger Erfahrung im Bereich SAP sowie eine Vertretung zur Verfügung. Die Projektleitung koordiniert die Kommunikation und Leistungserbringung des Auftragnehmers gegenüber der Auf-traggeberin. Die Stadt Bielefeld als Auftraggeberin stellt ebenfalls eine Gesamtprojektleitung, die für den Auftragnehmer zur Verfügung steht.
Die genannten Projektleitungen überprüfen während des gesamten Projekts nach Auftragserteilung mind. 1x wöchentlich das Leistungsniveau der Leistungserbringung und stimmen im Bedarfsfall Maßnahmen ab, damit die ausgeschriebene Leistung im vorgesehenen Zeitrahmen implementiert werden kann. In Abstimmung zwischen den Projektleitungen kann der Zeitraum je nach Bedarf auch verringert oder vergrößert werden.
Die Gespräche dazu finden als Telefon- oder Videokonferenz statt. In Ausnahmefällen kann eine Sitzung in Absprache mit dem Auftragnehmer auch in Präsenz stattfinden.
Der Auftragnehmer fertigt zu jedem dieser Gespräche ein Ergebnisprotokoll an und stellt dieses der Auftraggeberin auf elektronischem Weg innerhalb einer Woche zur Verfügung. Die Auftraggeberin teilt mit der Auftragserteilung die Kontaktdaten einschließlich einer Mailadresse mit.
2.1.2 Kickoff Workshop
Im Rahmen eines vom Auftragnehmer zu organisierenden, koordinierenden initialen Kick-Off Workshops ermitteln Auftragnehmer und Auftraggeberin in Präsenz in Räumlichkeiten der Auftraggeberin gemeinsam die im Detail erforderlichen Umsetzungsschritte, deren gegenseitige Aufgabenpaketierung (unter Beachtung wie Dokumentation zu festzulegenden Inhalten, qualitativen und quantitativen sowie zeitlichen Faktoren), die zur Erreichung der Ziele der Auf-traggeberin erforderlich sind. Der Schwerpunkt dieses Kickoff Workshops bzw. dessen Charakter ist also ein Planungsworkshop für das Gesamtprojekt. Dies einschließlich Entwicklung einer gegenseitig verbindlichen zeitlichen Roadmap und dortiger Abbildung der erforderlichen Meilensteine. Das Gesamtergebnis dieses Kickoffs und Planungsworkshops ist somit eine detaillierte Projektplanung, aus der die konkreten Aufgabenpakete für beide Parteien, inklusive klarer Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sowie Zeitplanung, hervorgehen werden.
2.1.3 Greenfieldansatz
Bei der Planung des Projektes ist zu berücksichtigen, dass die Einführung von SAP SFL zwingend mit einem ressourcenschonenden "Greenfieldansatz" erfolgen soll. Eine manuelle oder (teil-)automatisierte Altdatenübernahme erfolgt daher nicht.
2.2 Customizingphase
Die geplante Dauer der Customizingphase beträgt 3-5 Monate und untergliedert sich in 2 Unterpunkte:
2.2.1 Technische Integration / Basiskonfiguration / Schnittstellen
Der Auftragnehmer bindet SFL unter Berücksichtigung der bestehenden Sicherheitsrichtlinien an die vorhandene IT-Infrastruktur der Auftraggeberin an. Dazu baut er eine Schnittstelle zwi-schen dem bestehenden SAP HCM zum SFL auf und sorgt für die Erreichbarkeit von SFL aus dem städtischen Netz. Bei der Stadt Bielefeld wird ein SAP ECC 6.00 mit EhP8 und Sup-port Package Stand SPD6 als HCM-System u.a. für die Personaladministration / Personalab-rechnung eingesetzt. Da zukünftig ein möglichst umfassender Datenaustausch vom SAP HCM zum SFL erfolgen soll, ist hierfür die Existenz und Nutzung von integrierten Programm-schnittstellen notwendig. Die Schnittstelle soll jeweils nur in eine Richtung funktionieren (SAP HCM -> SFL) daher wurde auf eine Lizenzierung des SAP Cloud Connectors vorerst verzichtet.
Nach Abstimmung mit dem Fachbereich sind zumindest die folgenden Daten zu übertragen:
- Vorname, Nachname, Titel, Anrede & Geburtsdatum der Mitarbeitenden
- Organisationseinheit & Planstelle der Mitarbeitenden
- Führungskraft der Mitarbeitenden
Der technische Dienstleister der Auftraggeberin sowie die SAP HCM Modulbetreuer stehen zur Unterstützung dieser Arbeiten dem AN in Absprache mit der städtischen Projektleitung zur Verfügung. Diese verfügen über eine hohe technische Expertise und mehrjährige wie aus-schließliche Berufserfahrung in diesem Umfeld, wie ebenso im Kontext des bisherigen SAP-PE. Im Rahmen der Ersteinrichtung (Basiskonfiguration) des neuen Systems, der SAP SFL, wird eine begleitende Einweisung der Modulbetreuer ins System (Erlernen der Arbeitsweise und Bedienung des Systems) vorausgesetzt. Dieser Coachingansatz hat das Ziel, dass Anpassungen und Erweiterungen der bisherigen Konfiguration sowie der Schnittstellen zukünftig eigenständig von der Modulbetreuung vorgenommen werden können.
Das Coaching der Modulbetreuer erfolgt nicht in Präsenz, sondern im Rahmen von Webkonferenzen, in denen der Auftragnehmer per Desktopsharing und Live-Präsentationen die durchgeführten Schritte am System erläutert. Der Aufwand des Coachings wird auf insgesamt 24 Stunden geschätzt.
2.2.2 Customizing
Das Customizing von SFL zur Abbildung der Prozesse der Auftraggeberin im System erfolgt mittels eines best-practise-Ansatzes (Definition siehe Glossar) mit folgenden Hauptkompo-nenten:
Veranstaltungs-/Seminarverwaltung
Erfolgt gemäß des best-practise-Ansatzes des Auftragnehmers. Sollten die im technischen Leistungsverzeichnis unter Position 3 bis 21 aufgeführten Punkte bereits im Ansatz enthalten sein oder darüber hinaus umgesetzt werden, führt dies zu einer erhöhten Bewertung.
Workflows
Vor der Belegung eines Seminars durch einen Teilnehmer muss dessen Vorgesetzter die Anmeldung genehmigen. Dieser einstufige Genehmigungsworkflow muss zwingend gecustomized werden. Dessen Ablauf und Auswirkungen sind dem technischen Verzeichnis (Anlage 2) unter Nummer 3.04 zu entnehmen. Darüber hinaus werden ggf. weiteren Work-flows auf Grundlage des Einführungskonzeptes des AN in Abstimmung mit der AG umge-setzt.
E-Learning
Über das Self-Service Portal sollen Mitarbeitende in der Lage sein, selbständig Onlinekurse und Seminare buchen und konsumieren zu können. Dabei soll sowohl auf stadteigenen E-Learning content als auch auf externen E-Learning content zugegriffen werden können. Die Erstellung von E-Learning Content ist dabei ausdrücklich nicht Auftragsgegenstand, sondern lediglich der Zugang und Abruf dieser Inhalte per SFL.
Berichte & Auswertungen
Erfolgt gemäß des best-practise-Ansatzes des Auftragnehmers. Sollten die im technischen Leistungsverzeichnis unter Position 16 bis 20 aufgeführten Punkte bereits im Ansatz enthalten sein oder darüber hinaus umgesetzt werden, führt dies zu einer erhöhten Bewertung.
Im Rahmen der wöchentlichen Projektsitzungen erläutert der Auftragnehmer der Projektgruppe zudem das durchgeführte Customizing und nimmt aktiv Feedback und ggf. Ände-rungswünsche entgegen. Zu dem entwickelt der Auftragnehmer zusammen mit dem Auftraggeber anhand des Customizings eine verbindliche Checkliste, die als Grundlage für die folgenden Funktionstests und die Abnahme dient. Der Aufwand für die Projektgruppensitzungen wird auf 4 Stunden pro Woche geschätzt. Eine Stunde entspricht 60 Minuten. Dies gilt für sämtliche Stundenangaben in dieser Ausschreibung.
2.3 Schulung des gesamten Fachbereichs
Als Ergänzung zum Coaching-Ansatz im Bereich der technischen Umsetzung (Modulbetreu-ung) erfolgt abschließend für den gesamten Fachbereich und die Projektgruppe (insg. 12 Personen) eine ausführliche Schulung. Die Schulungsdauer beträgt 15 Stunden. Hierfür wird im Vorfeld zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer die Schulungskonzeption (z.B. Schu-lungsinhalte, Schulungsumfang, Hilfen zur Unterstützung der Anwenderinnen und Anwender) festgelegt. Der Auftragnehmer konzipiert die entsprechenden Schulungen, erstellt die Schulungsunterlagen und führt die Schulungen in Präsenz in den Räumlichkeiten der Auftraggeberin durch. Die Schulungen sollen in Abstimmung mit der AG auch als hybride Veranstaltung stattfinden. Zur Schulung werden ausführliche Schulungsunterlagen (auch in elektronischer Form) vorgelegt, die sich konkret auf das System, so wie es bei der Stadt Bielefeld eingestellt ist, beziehen. Die Organisation der Schulungsmaßnahmen erfolgt durch die Auftraggeberin. Ziel dieser Schulungen ist es, dass der Fachbereich in der Lage ist, das SFL mit produktiven Inhalten zu füllen und alle administrativen Tätigkeiten auszuführen, um einen fortlaufend effizienten Schulungsbetrieb aufrechtzuerhalten bzw. auszubauen. Die Keyuser sollen gleichzeitig qualifiziert werden, Anforderungen des Fachbereichs im Customizing zukünftig selbständig umsetzen zu können.
Darüber hinaus sollen alle Teilnehmer in die Lage versetzt werden entsprechende Testszena-rien durchführen zu können und dadurch ein Feedback an den Auftragnehmer möglich ist, ob alle relevanten Punkte umgesetzt wurden und im Sinne der Auftraggeberin funktionieren.
2.4 Funktionstests
Die geplante Dauer der Testphase beträgt 3 Wochen.
Während des Customizings und der Entwicklung wurde von beiden Vertragsparteien eine Checkliste erarbeitet die als Grundlage für die Funktionstests gilt. Zunächst werden Testdaten im System erstellt (Veranstaltungen, Fortbildungen, Mitarbeiter, Referenten) und anschließend zuvor definierte Testszenarien durchgespielt. Ergebnisse der Tests führen ggf. iterativ zu Anpassungen am Customizing.
2.5 Abnahme
Freigabe durch die Auftraggeberin für den "Go-Live". Unter "Go-Live" ist der Zeitpunkt defi-niert, an dem SFL gemäß der Leistungsbeschreibung und des Leistungsverzeichnisses der Auftraggeberin vollständig angebunden und gecustomizt wurde sowie die Funktionstests alle erfolgreich abgeschlossen wurden. Die Schnittstelle und Workflows sind voll funktionstüchtig und die Schulungen sind erfolgt. Zudem wurden alle Testdaten aus dem System entfernt und die Produktivdaten - soweit bekannt - eingepflegt. Dies betrifft insbesondere das neue Fort-bildungsprogramm 2026 der Stadt Bielefeld.
Der Auftragnehmer fertig ein Abnahmeprotokoll welches die Auftraggeberin unterschreibt.
2.6 Produktivsetzung und Hypercare-Phase
Gerade zu Beginn des Produktivbetriebs entstehen noch oftmals konkrete Rückfragen der Fallkonstellationen, die zuvor noch nicht bedacht wurden. Aus diesem Grund muss ein Early-Life-Support über einen Zeitraum von 3 Monaten mit einem Aufwand von insgesamt 20 Stunden im Anschluss an die Produktivsetzung erfolgen, um die Hypercare-Phase abzudecken. Konkret bedeutet dies, dass Rückfragen vom Fachbereich zunächst gesammelt und mit ent-sprechendem Vorlauf im Rahmen von einzelnen Webkonferenzen mit dem Auftragnehmer besprochen werden. Etwaige Änderungen setzt dann entweder der Auftragnehmer im Rahmen der 20 Stunden um oder die Auftraggeberin führt diese selbst durch.