Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Tinten- und Tonerpatronen sowie Druckerzubehör zu einem Festpreis für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 mit einer einseitigen Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate.

Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Toner-, Tintenpatronen und -zubehör zu einem Festpreis für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 mit einer einseitigen Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate.
Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025. Auf Anforderung weist der Auftragnehmer die Entwicklung der Preise nach. Sollte der geplante Auftragsbeginn zum 01.03.2025 nicht möglich sein, verschiebt sich der Beginn auf den nächstmöglichen Zeitpunkt und endet dann nach 12 Monaten. Der Zeitraum der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten verschiebt sich entsprechend.
Sollte während der Vertragslaufzeit eine der Vertragsparteien feststellen, dass der Auftragswert je Los um mehr als 50 % überschritten wird und der anderen Partei die Überschreitung des Auftragswertes gegenüber erklären, endet der Vertrag für dieses Los nach Ablauf von 6 weiteren Monaten zum Monatsende oder zum regulären Vertragsende, soweit die verbleibende Vertragsdauer weniger als 6 Monate beträgt.
Die Gesamtleistung besteht aus 8 Losen entsprechend der Hersteller Samsung (Los 1), OKI (Los 2), Kyocera (Los 3), HP (Los 4), Epson (Los 5), Lexmark (Los 6), Brother (Los 7) und Canon (Los 8). Angebote für Einzellose können abgegeben werden. Es gibt keine Kontingentierung für die zu bezuschlagenden Lose. (Es gibt keine Angebots- und keine Zuschlagslimitierung).
Die ausgeschriebenen Bedarfsmengen orientieren sich an den Verbrauchsmengen des gleichen Zeitraumes der Vormonate. Diese kalkulierten Mengenangaben können je nach eigener Disposition der einzelnen Dienststellen und Einrichtungen nach oben oder unten abweichen. Es besteht seitens der Stadt Bielefeld keine Abnahmeverpflichtung.
Im Leistungsverzeichnis sind je Los die voraussichtlichen Bedarfsmengen für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angegeben. Hierauf bezieht sich auch der vom Bieter einzutragende Einzelpreis bzw. Gesamtpreis. Im Zeitraum der möglichen Verlängerungsoption, 01.03.2026 bis 28.02.2027, wird die Bedarfsmenge je Los im gleichen Umfang benötigt. Für die Leistung im Verlängerungszeitraum kann eine Preisanpassung erfolgen (Einzelheiten dazu unter Preisbindung und Preisanpassung dieser Leistungsbeschreibung). Daher ist vom Bieter für den möglichen Verlängerungszeitraum kein Preis im Leistungsverzeichnis je Los einzutragen.
Über das Festpreissortiment hinaus, sind während der Vertragslaufzeit noch weitere mengenmäßig und nach Fabrikat nicht genau zu beziffernde Toner- und Tintenpatronen/Zubehöre der jeweiligen Hersteller auf Anfrage zu liefern. Die Preise für diese Lieferungen sind auf der gleichen Kalkulationsgrundlage zu ermitteln, die dem Angebot für das Festpreissortiment zugrunde liegen. Die Kalkulations-Grundlagen sind dem Auftraggeber auf Verlangen offen zu legen.
Es dürfen nur Originalpatronen in der Originalverpackung mit dem vorgegebenen Druckvolumen angeboten werden. Auf besondere Aufforderung des Auftraggebers ist der Nachweis durch eine entsprechende Herstellererklärung zu erbringen. Alternativangebote sind ausgeschlossen.
Alle angebotenen Artikel müssen bei Lieferung ein Mindesthaltbarkeitsdatum von mindestens 6 Monaten aufweisen.

Die einzelnen Auftraggeber in den verschiedenen städtischen Dienststellen (rd. 50) und den Einrichtungen (rd. 50 Kindergärten und rd. 90 Schulen) bestellen Artikel des anliegenden Leistungsverzeichnisses. Einzelne Angaben je Los bezüglich der Anzahl der Bestellungen sind nicht möglich. Insgesamt betrachtet werden die Artikel der Lose 1 bis 8 in ungefähr 590 Bestellungen abgerufen.

Die Anlieferung erfolgt innerhalb von spätestens vier Werktagen nach Auftragserteilung. Die Preisbindung aus dem Angebot gilt für die Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026.
Im Falle der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten kann der Preis je Los für die ausgeschriebene Leistung einmalig auf Antrag des Auftragnehmers in diesem Zeitraum angepasst werden und gilt dann bis zum Ende der Vertragslaufzeit.
Der Antrag auf Preisanpassung muss bis spätestens bis zum 5. eines Monats beim Auftraggeber eingegangen sein, damit die beantragte Preisanpassung zum 1. des Folgemonats in Kraft treten kann.

Es gilt eine Selbstbeteiligung in Höhe von 10%, die der Auftragnehmer zu tragen hat.
Die Kostensteigerung wird dann um 10% Eigenanteil abgemindert und dementsprechend nur zu 90 % nachvergütet.

Diese Preisanpassung je Los ist nur unter der Voraussetzung möglich, dass der Auftragnehmer nachweisen kann, dass sein Zulieferer/sein Hersteller ihm gegenüber, die Preise wirksam erhöht bzw. wirksam ermäßigt hat. Es werden seitens des Auftraggebers alle wirksamen Preisanpassungen, also alle Preissteigerungen bzw. Preissenkungen, in vollem Umfang berücksichtigt, die in dem Zeitraum der Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angefallen und wirksam geworden sind, bzw. die dem Auftragnehmer durch den Zulieferer/den Hersteller bis 28.02.2026 mit Wirkung für die Zukunft bereits mitgeteilt wurden.

Entsprechende Nachweise zur Preiserhöhungen/Preissenkungen mit Angaben zur Preisanpassung sind mit der schriftlichen Preisanpassungsforderung dem Auftraggeber vorzulegen.

Liegt das Datum der vom Zulieferer/vom Hersteller mitgeteilten Preisanpassung in der Zukunft, so wird die beantragte Preisanpassung auch erst zu diesem Zeitpunkt wirksam.
Eine rückwirkende Preisanpassung ist nicht möglich.

Eine Prüfung der Preisanpassungsforderung behält sich der Auftraggeber vor.

Der Auftragnehmer erhält eine geänderte Rahmenvereinbarung mit den angepassten Preisen.
§ 17 VOB

Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.