Die Stadt Werdohl beabsichtigt, die Lieferung von preisgebundenen Lernmitteln (Schulbücher und andere Medien für den Schulunterricht) für die städtischen Schulen in Werdohl zu vergeben. Grundlage der Lieferungen werden jeweils eine Hauptbestellung (Hauptauftrag) und Nachbestellungen sein.

Der Rahmenliefervertrag betrifft das Schuljahr 2025/2026 und beinhaltet jeweils eine Verlängerungsoption für die Schuljahre 2026/2027, 2027/2028, 2028/2029. Der Vertrag hat zunächst eine Gültigkeit ausschließlich für das Schuljahr 2025/2026. Er verlängert sich im Anschluss an diese Laufzeit um jeweils ein weiteres Jahr, insgesamt bis zu dreimal, sofern der Auftraggeber dies nicht schriftlich bis spätestens drei Monate vor Beginn der jeweiligen Sommerferien widerruft (Option).
Im Rahmen der Hauptbestellung, die an die Schulen auszuliefern ist, sind sämtliche Bücher klassenweise sortiert in einem in der jeweiligen Schule dafür vorgesehenen Raum einzulagern. Die Bücher sind nach Titeln zu ordnen, so dass sofort eine eindeutige Kontrolle möglich ist. Die genauen Liefertermine werden im Einvernehmen mit dem Auftragnehmer und der jeweiligen Schule festgelegt.
Die Rechnungen sind pro Schule, nach Klassengemeinschaften aufgeschlüsselt und jeweils in zweifacher Ausfertigung an die jeweilige Schule zu senden. Von dort werden sie dann an den Schulträger weitergeleitet. Rechnungen sind nur über tatsächlich gelieferte Bücher zu erstellen. Für nachgelieferte Lernmittel wird der gleiche Rabattsatz wie im Ursprungsauftrag gewährt und es fallen keine Lieferkosten an.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, auch Nachbestellungen, die im Laufe des Schuljahres erforderlich werden, auszuführen. Nachbestellungen sind zügig durchzuführen, auch wenn es sich um die Bestellung eines einzelnen Buches handelt.

Zusätzlich zum Liefervertrag für das Schuljahr 2025/2026 wird jeweils eine Verlängerungsoption für die Schuljahre 2026/2027, 2027/2028 und 2028/2029 vereinbart.

Erweisen sich in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (§ 127 Abs. 1 GWB, § 58 Abs. 1 VgV) mehrere Angebote als wirtschaftlich gleichwertig, entscheidet über den Zuschlag das Los. Alle geeigneten Bieter, welche ein wirtschaftlich gleichwertiges Angebot abgegeben haben, nehmen mit ihrem Angebot an der Verlosung teil. Die Auslosung erfolgt unter Aufsicht eines Vertreters des Rechnungsprüfungsamtes und ist nicht öffentlich. Das Losverfahren geschieht wie folgt: Die Namen der Bieter werden einzeln auf einem Papierstreifen notiert, der gefaltet in ein undurchsichtiges Behältnis gelegt wird. Anschließend werden alle Papierstreifen aus dem Behältnis gezogen und der Reihe nach notiert. Der Bieter, dessen Namen auf dem zuerst gezogenen Papierstreifen notiert war, erhält den Zuschlag.

Fristen für Nachprüfungsanträge:
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Zuschlagserteilung und Zuschlagsverbot:
- Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz 1, 169 Abs. 1 GWB). Ein nach Information der Vergabekammer erteilter Zuschlag ist unwirksam.
- Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB. Bei elektronischer Übermittlung oder Faxversand verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB).
- Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Zuschlagsverbot gilt bis zur Entscheidung der Vergabekammer und dem Ablauf der Beschwerdefrist.

Rügeobliegenheiten:
- Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Die Rügefrist umfasst auch Sonn- und Feiertage.
- Die Rüge muss das konkret beanstandete Verhalten bezeichnen und die Beseitigung des Verstoßes verlangen.
- Die Rüge muss dem Auftraggeber innerhalb der Frist so zugehen, dass er sie zur Kenntnis nehmen kann.
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder Angebotsfrist gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB).
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder Angebotsfrist gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).
- Bei positiver Kenntnis eines Verstoßes muss dieser auch vor Ablauf der Angebotsfrist innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt werden.

Ausnahmen:
- Die Rügepräklusion gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB.
- Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist.

Die Vergabestelle macht keinen Gebrauch von der Nachforderungsmöglichkeit gem. § 56 Abs. 2 VgV. Es werden keine Erklärungen und Nachweise, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist vorzulegen waren, nachgefordert.

Es findet kein öffentlicher Eröffnungstermin statt.

Bei der Öffnung der Angebote sind nach § 55 Abs. 2 VgV keine Bieter zugelassen.