Die Stadt Werdohl beabsichtigt, ihr bestehendes Telekommunikationssystem durch eine moderne, IP-basierte Telefonanlage (VoIP-System) zu ersetzen. Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung, Montage, betriebsbereite Inbetriebnahme und Dokumentation eines vollständigen VoIP-Systems einschließlich aller erforderlichen Hardware- und Softwarekomponenten sowie zugehöriger Lizenzen.

Umfang der Leistung:

- Lieferung und Installation eines VoIP-Systems in 19"-Bauweise, inkl. Call-Server, Media-Gateways und aller notwendigen Systemkomponenten
- Bereitstellung und Integration von ca. 161 IP-Lizenzen und 4 analogen Schnittstellen (a/b) für insgesamt ca. 142 Nebenstellen (davon 24 analog)
- Lieferung und Montage von Endgeräten:
- ca. 65 IP-Komfort-Endgeräte
- ca. 8 IP-Premium-Endgeräte mit Bluetooth
- ca. 88 schnurlose Headsets (Softphone-kompatibel)
- Beistellmodule, Ersatzgeräte und Zubehör
- Bereitstellung und Installation von Administrations- und Vermittlungsplatzsoftware, UC-Clients sowie elektronischem Telefonbuch
- Integration in die bestehende IT-Infrastruktur (Microsoft Server 2022, Windows 11, Exchange 2022)
- Umsetzung sämtlicher technischer Anforderungen gemäß BSI IT-Grundschutz, einschlägiger Normen (z. B. ITU-T, ETSI, IEEE) und Datenschutzvorgaben (DSGVO)
- Übernahme und Anpassung der bestehenden Infrastruktur (Leitungsnetz, Hauptverteiler, LAN-Schrank)
- Vollständige Programmierung und Beschriftung der Endgeräte nach Vorgabe des Auftraggebers
- Funktionsfähige Umschaltung und Demontage der Altanlage inkl. fachgerechter Entsorgung
- Erstellung und Übergabe der vollständigen System- und Leitungsdokumentation
- Schulung der Anwender und Administratoren
- Serviceleistungen inkl. Vor-Ort-Service, Störungsbeseitigung, Software-Updates und Wartung gemäß den vertraglichen Vorgaben

Besondere Anforderungen:

- Keine Fernwartung; sämtliche administrativen Maßnahmen erfolgen ausschließlich vor Ort
- System muss mindestens 99,6% Verfügbarkeit gewährleisten
- Hohe Interoperabilität, Mandantenfähigkeit und Erweiterbarkeit
- Barrierefreiheit gemäß EN 301 549 für Hard- und Software
- Umsetzung aller Leistungsmerkmale einer modernen TK-Anlage (u. a. Chef-Sekretariat-Funktion, Konferenzen, Rufumleitungen, Pickup-Gruppen, Least Cost Routing)

Unterlagen, die mit der Angebotsabgabe vorzulegen sind:
- Eigenerklärung zur Eignung, mittels Formular Angaben zum Bieter

Unterlagen, die erst nach gesonderter Aufforderung vorzulegen sind:
- Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung

Unterlagen, die mit der Angebotsabgabe vorzulegen sind:
- Eigenerklärung zur Eignung, mittels Formular Angaben zum Bieter
- Nachweis Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen:
o 3,0 Mio. EUR für Personenschäden
o 1,0 Mio. EUR für Sach- und Vermögensschäden
Nachweis: Versicherungsbestätigung oder -police (nicht älter als 12 Monate) ODER rechtsverbindliche Erklärung über Abschluss im Auftragsfall.
- Angabe der Jahresumsätze für die Jahre 2021, 2022 und 2023
- Nachweis Unternehmensstabilität:
o Angabe der Jahre seit Bestehen des Unternehmens
o Angabe der Organisationsstruktur (Mutter-/Tochtergesellschaften, Standorte)

Unterlagen, die mit der Angebotsabgabe vorzulegen sind:
- Eigenerklärung zur Eignung, mittels Formular Angaben zum Bieter
- Erklärung Unteraufträge, mittels Formular 533a oder 533b, falls zutreffend
- Erklärung Eignungsleihe, mittels Formular 534a oder 534b, falls zutreffend
- Verpflichtende Erklärung zur Einhaltung umfassender IT-Sicherheitsmaßnahmen gemäß:
o Technische Richtlinien der Ständigen Konferenz der Innenminister (z.B. TLS TK II)
o BSI IT-Grundschutz-Kompendium
o Kommunale IT-Sicherheitsvorgaben NRW
o ISO/IEC 27001, 27002 und 27019
o NIS2-Umsetzungsgesetz und Cybersicherheitsgesetz
- Nachweis über projektqualifizierte Mitarbeiter (IHK Projektmanagement/Projektleiter oder ähnlich) mit namentlicher Benennung eines qualifizierten Projektleiters
- Referenzen: Mindestens drei produktive Installationen mit folgenden Anforderungen:
o Dieselbe Softwarelösung/Systemlösung wie ausgeschrieben
o Vollständig eingeführt und produktiv im Einsatz
o Vergleichbares organisatorisches Umfeld
o Installation nicht länger als 5 Jahre zurückliegend
- Herstellerzertifizierung:
o Gültige Zertifizierung für das angebotene System
o Autorisierter Vertragsstatus des Herstellers
Nachweis: Herstellerbestätigung oder Partnerschaftszertifikat mit Zertifizierungsstufe
- Kurzes Servicekonzept mit Angaben zu:
o Regelservicezeiten (Montag-Freitag mit Uhrzeiten)
o Reaktionszeiten und Remotezugriff
o Techniker-Einsatz vor Ort
o Wiederherstellung mit Workaround
o Herstellereinbindung
o Servicelinien (First-, Second-, Third-Level-Support)
o Standortstruktur und Personalverfügbarkeit
o Kommunikations- und Eskalationswege
o SLA-Sicherstellungsmaßnahmen
o Vertragliche Basis zum Hersteller-Support

Erst nach Aufforderung sind folgende Nachweise vorzulegen:
- Qualitätsmanagement: ISO 9001-Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 oder gleichwertiger Qualitätsnachweis (z.B. EMAS, TQM, dokumentiertes internes QM-Verfahren)

Unterlagen, die mit der Angebotsabgabe vorzulegen sind:
- bei Bietergemeinschaften: unterschriebene Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung, Formular 531

Zahlungen erfolgen grundsätzlich nach § 17 VOL/B nach Lieferung und innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungseingang bei der Stadt Werdohl. Alternativ erfolgen Zahlungen mit gewährtem Skontoabzug nach Lieferung und innerhalb von 14 Kalendertagen nach Rechnungseingang bei der Stadt Werdohl.