Die Stadt Bocholt (Fachbereich Organisation und Personal - Geschäftsbereich Digitale Transformation) führt eine Markterkundung nach den Bestimmungen des § 75a Gemeindeordnung (GO) und des Tariftreue- und Vergabegesetzes NW (TVgG) die nachstehenden Dienstleistungen aus:
Sortierung und Digitalisierung von Akten für den Fachbereich Stadtplanung und Bauordnung
Der Digitalisierung der Bauakten sind jedoch nicht der wesentliche Teil dieses Auftrages, sondern die Aktensortierung mit Barcodeblättern:
Beschreibung der Aktensortierung mit Barcodeblättern
Die analogen Vorgänge sind derzeit in Zippelordner/Einstellmappen und Aktenkoffer zusammengefasst. Das bedeutet, dass eine Akte durchaus aus mehreren Vorgängen bestehen kann.
Umfang und Formate
Die Blattmenge beträgt je analoger Vorgang im Durchschnitt ca. 60 Blatt bis einschl. DIN A3 und ca. 10 Blatt ab DIN A 2, wobei die Anzahl der Blätter pro Akte schwankt.
Bei den hier angegebenen Werten handelt es sich um eine Hochrechnung von Durchschnittswerten (Blattzahlen je Akte) zur Kalkulation des Aufwandes.
Vereinzelt sind die Blätter bis DIN A 3 doppelseitig beschriftet. Das Papier ist überwiegend weiß, je nach Alter bereits vergilbt. Einzelne Dokumente sind farbig gestaltet bzw. auf farbigem Papier gedruckt. Alle Dokumententypen können Dokumente > DIN A 3 enthalten.
Die zu sortierenden und zu digitalisierenden Vorgänge sind durch eindeutige Aktenzeichen gekennzeichnet. Diese befinden sich auf den Einstellmappen oder Papierakten in Klartext sowie auf den Aktendeckblättern (Barcodedeckblatt) in Klartext und als Barcode (Beispiel: 00257-2016-126). Sämtliche notwendigen Barcodetrennblätter für eine Akte (somit aller Vorgänge der Akte) liegen der jeweiligen Akte (als Barcodeset) gesammelt bei.
Jeder Vorgang beginnt mit einem Barcodedeckblatt, gefolgt von den weiteren Barcodetrennblättern des jeweiligen Vorgangs, welche die einzelnen Dokumentengruppen (Dokumententypen) vorgeben, in denen der Vorgang unterteilt und sortiert werden soll.
Jeder Vorgang verfügt über ein Aktenzeichen. In einer analogen Papierakte befinden sich überwiegend mehrere Vorgänge. Es sind aber auch umfangreichere Vorgänge vorhanden, die aus mehreren Papierakten bestehen (Mehrfachbände). Die Mehrfachbände verfügen je über ein eigenes Aktendeckblatt. Jeder Mehrfachband wird ebenfalls als Bauakte bezeichnet und wird je Mehrfachband bei der Ermittlung der Gesamtzahl der zu digitalisierenden Bauakten einzeln berücksichtigt.
Die Vorgänge bestehen regelmäßig aus mehreren Dokumenttypen. Ungefähr 2/3 der Vorgänge hat mehr als einen Dokumententyp. Die Dokumenttypen beginnen jeweilig mit einem Barcodetrennblatt.
In der digitalen Aktenstruktur unterscheiden wir zwischen folgenden Vorhabenarten, die im Dokumentenmanagementsystem (DMS) die jeweiligen Dokumentengruppen bilden:
01 - Baugenehmigung
02 - Vorbescheid
03 - Freistellung
04 - andere Verfahren
05 - sonstiges
Innerhalb dieser Dokumentengruppen wird zwischen verschiedenen Dokumententypen unterschieden. Insgesamt unterscheiden wir zwischen 25 verschiedenen Dokumententypen. Wobei in der Regel max. 4 Dokumententypen in einem Vorgang vorkommen.
01 - Baugenehmigung beinhaltet folgende Dokumententypen:
01 - Schriftverkehr vor Genehmigung
02 - Baugenehmigung
03 - Schriftverkehr nach Genehmigung
04 - Statik und bautechnische Nachweise
Bei dieser Verfahrensart umfasst das Barcodeset 5 Barcodeblätter (1x Deckblatt, 4x Trennblatt).
02 - Vorbescheid beinhaltet folgende Dokumententypen:
01 - Schriftverkehr
02 - Vorbescheid
Bei dieser Verfahrensart umfasst das Barcodeset 3 Barcodeblätter (1x Deckblatt, 2x Trennblatt).
03 - Freistellungsverfahren beinhaltet folgende Dokumententypen:
01 - eingereichter Schriftverkehr
02 - Bauvorlagen
Bei dieser Verfahrensart umfasst das Barcodeset 3 Barcodeblätter (1x Deckblatt, 2x Trennblatt).
04 - Andere Verfahren beinhaltet folgende Dokumententypen:
01 - Abgeschlossenheitsbescheinigung
02 - Brandschau
03 - Wiederkehrende Prüfung
04 - Vorprüfung zu Finanzierungszwecken (löschen wg. Negativliste)
05 - Baulasten
06 - Teilungen
07 - Konzession und Abnahme fliegender Bauten
08 - Verlängerung
09 - Widerspruch
10 - ordnungsbehördliche Verfahren
11 - Bußgeldverfahren
12 - Verwaltungsgerichtliche Verfahren
13 - Beschwerden und Petitionen
14 - gebührenpflichtige Auskünfte
15 - Befreiung / Abweichung / Ausnahme
16 - Stellungnahmen und Genehmigungen
Bei dieser Verfahrensart umfasst das Barcodeset 2 Barcodeblätter (1x Deckblatt, 1x Trennblatt). Somit umfasst die Dokumentengruppe "04-Andere Verfahren" grundsätzlich nur einen Dokumententyp.
05 - Sonstiges
01 - Sonstiges
Bei dieser Verfahrensart umfasst das Barcodeset 2 Barcodeblätter (1x Deckblatt, 1x Trennblatt). Somit umfasst die Dokumentengruppe "05-Sonstiges" grundsätzlich nur einen Dokumententyp.
Besonderheit "Einblattverfahren"
Diese Verfahren umfassten in der Vergangenheit teilweise nur ein Schreiben ("Einblattverfahren"). Hier werden idR durch die Stadt Bocholt keine gesonderten Barcodesets mitgeliefert. Diese Dokumente werden hinter dem letzten Barcode bzw. der letzten Dokumentengruppe eines Vorgangs - gesammelt dem Barcodeblatt "05 Sonstiges 01 sonstiges" hinzugefügt/gescannt.
Die "Negativliste" wonach kein Barcodeset, sondern nur das Barcodeblatt "05 Sonstiges 01 sonstiges" für diese Verfahren erstellt wird, wird zur Verfügung gestellt.
Allgemeines zur Sortierung
Die Unterteilung eines Vorgangs in verschiedene Dokumentengruppen und Dokumententypen dient der sachlichen Sortierung und Eingruppierung eines Vorgangs. Hierdurch kann beispielsweise ohne weitere Aussortierung oder Schwärzung einzelner (personenbezogener) Daten eine Aktenauskunft erfolgen. Gleichzeitig sind die wesentlichen Informationen gebündelt dargestellt, indem beispielsweise nur die Baugenehmigung zur Verfügung gestellt oder eingesehen werden kann.
Bei Unklarheiten bietet eine chronologische Sortierung immer eine Hilfestellung. Denn der Schriftverkehr vor Genehmigung wird beispielsweise niemals ein Schreibdatum aufweisen, welches zeitlich nach dem Genehmigungsdatum liegt. Dennoch bietet es sich an, beispielsweise die Anschreiben zur Behördenbeteiligung und die daraufhin eingegangenen Stellungnahmen inhaltlich direkt zueinander und hintereinander zu sortieren. Dies gilt auch für den Fall, dass innerhalb des Zeitrahmens der Behördenbeteiligung noch beispielsweise Austauschunterlagen oder ergänzende Unterlagen eingegangen sind. Diese sollten dann nicht zwischen das Schriftgut des Prozesses der Behördenbeteiligung sortiert werden, sondern sachlich an die Stelle, die auf dem Barcodetrennblatt (im genannten Beispiel: "überholte Unterlagen") genannt ist. Der AN hat somit eine sachliche und chronologische Zuordnung vorzunehmen.
Die Reihenfolge des Schriftguts innerhalb der Dokumententypen wird auf den Barcodeblättern dargestellt.
Bei der Sortierung wird zwischen der Sachsortierung und der zeitlich chronologischen Sortierung unterschieden. Bei einer Sachsortierung werden die Unterlagen entsprechend der vorangestellten Ziffern auf den Barcodeblättern sortiert. Die nicht speziell benannten und nicht mit vorangestellten Ziffern bezeichneten Unterlagen sind chronologisch nach Datum zu sortieren. Generell gilt, dass die Sachsortierung Vorrang vor der chronologischen Sortierung hat. Sollten zu einem Barcode aus einem Barcodset keine Unterlagen vorhanden sein, so wird die Sortierung der weiteren Unterlagen fortgesetzt und die "leere" Dokumentengruppe übersprungen. Der überflüssige Barcode muss vernichtet werden.
In regelmäßigen Gesprächsterminen (persönlich oder online) zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber werden die Besonderheiten einzelner Vorgänge durchgesprochen, die Sortierung in besonderen oder missverständlichen Fällen besprochen und festgelegt.
Zugelassen für das Verfahren ist ein Wirtschaftsteilnehmer, wenn vergleichbare Leistungen für einen öffentlichen Auftraggeber, idealerweise für die Aufbereitung von Bauakten, bereits durchgeführt wurden.
In regelmäßigen Gesprächsterminen (persönlich oder online) zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber werden die Besonderheiten einzelner Vorgänge durchgesprochen, die Sortierung in besonderen oder missverständlichen Fällen besprochen und festgelegt.
Bewerbung zur Teilnahme an diesem Verfahren bitte bis zum 20.02.2026 um 10.00 Uhr per Mail an Stadt Bocholt, Fachbereich Recht und Vergabe, Kaiser-Wilhelm-Straße 52-58, 46395 Bocholt rechtsreferat@bocholt.de einsenden.
Die Bewerbung hat formfrei schriftlich zu erfolgen und soll eine kurze Beschreibung des Unternehmens beinhalten.