1. Ausgangspunkt und rechtlicher Rahmen
Im vorliegenden Vergabeverfahren ist der Abschluss eines Rahmenvertrages vorgesehen. Die Vertragslaufzeit soll sechs Jahre betragen. Gemäß § 21 VgV darf die Laufzeit von Rahmenverträgen grundsätzlich vier Jahre nicht überschreiten, es sei denn, der Auftragsgegenstand oder andere besondere Umstände rechtfertigen eine längere Laufzeit. Eine Überschreitung ist daher nur zulässig, wenn sie durch objektive, auftragsbezogene Gründe getragen und in ihrem Umfang erforderlich ist.
2. Besonderheiten des Auftragsgegenstandes
Gegenstand des Rahmenvertrages ist die kontinuierliche Erbringung von Planungsleistungen der Technischen Ausrüstung für einen komplexen Klinikstandort mit umfangreicher Bestandsstruktur. Die Leistungen stehen im Zusammenhang mit der schrittweisen Umsetzung eines integrierten Energieversorgungskonzeptes sowie weiterer baulicher Maßnahmen, die sich aus der fortlaufenden Standortentwicklung ergeben.
Die Maßnahmen sind geprägt durch langfristige strategische Zielsetzungen, insbesondere die angestrebte Klimaneutralität bis 2030, sowie durch eine zeitlich gestreckte Umsetzung, die sich aus technischen, organisatorischen und politischen Rahmenbedingungen ergibt. Die konkrete Maßnahmenplanung ist teilweise noch offen und unterliegt einer fortlaufenden Fortschreibung.
3. Technische Gründe für die verlängerte Laufzeit
Die zu erbringenden Planungsleistungen weisen einen hohen Grad an technischer Verzahnung auf. Die einzelnen Maßnahmen, insbesondere im Bereich der Energieversorgung, der technischen Infrastruktur und der Gebäudeautomation, stehen in einem engen funktionalen Zusammenhang und bauen teilweise aufeinander auf.
Planungsentscheidungen in frühen Projektphasen wirken sich unmittelbar auf spätere Maßnahmen aus. Eine kontinuierliche planerische Begleitung durch denselben Auftragnehmer ist daher erforderlich, um eine konsistente Systementwicklung und die Einhaltung einheitlicher technischer Standards sicherzustellen.
Ein Wechsel des Auftragnehmers innerhalb eines kürzeren Zeitraums würde zu erheblichen Einarbeitungsaufwänden, Informationsverlusten und erhöhten Schnittstellenrisiken führen. Dies könnte die Funktionsfähigkeit der geplanten Systeme sowie die Zielerreichung im Hinblick auf die energiepolitischen Vorgaben beeinträchtigen.
4. Wirtschaftliche Gründe für die verlängerte Laufzeit
Die Durchführung eines Vergabeverfahrens für Planungsleistungen dieser Art ist mit erheblichem zeitlichen und personellen Aufwand verbunden. Bei einer kürzeren Vertragslaufzeit müsste dieser Aufwand in kürzeren Abständen erneut betrieben werden.
Darüber hinaus entstehen bei einem Wechsel des Auftragnehmers regelmäßig zusätzliche Kosten durch erneute Bestandsanalysen, Einarbeitung sowie Abstimmungsaufwand. Auch besteht das Risiko, dass bereits entwickelte Planungskonzepte angepasst oder überarbeitet werden müssen.
Die verlängerte Vertragslaufzeit trägt daher zur wirtschaftlichen Verwendung der Haushaltsmittel bei, indem sie Transaktionskosten reduziert und eine effiziente, kontinuierliche Projektabwicklung ermöglicht.
5. Zusammenhang mit der Maßnahmenstruktur
Die im Leistungsverzeichnis dargestellten Bauvorhaben stellen lediglich eine nicht abschließende Übersicht potenzieller Maßnahmen dar. Weitere Maßnahmen werden sich im Verlauf der Vertragslaufzeit aus der Fortschreibung des Standortentwicklungsplans sowie aus betrieblichen und technischen Erfordernissen ergeben.
Diese Maßnahmen sind nicht isoliert zu betrachten, sondern Teil einer fortlaufenden Gesamtentwicklung des Standortes. Die Planung und Umsetzung erfolgt in zeitlich aufeinanderfolgenden Abschnitten, die sich über mehrere Jahre erstrecken. Eine Vertragslaufzeit von lediglich vier Jahren würde diesem Umstand nicht ausreichend Rechnung tragen.
6. Angemessenheit der Laufzeit
Die vorgesehene Vertragslaufzeit von sechs Jahren überschreitet zwar die regelmäßige Höchstdauer von vier Jahren, bleibt jedoch im Hinblick auf die dargestellten technischen und wirtschaftlichen Besonderheiten des Auftragsgegenstandes angemessen. Sie orientiert sich an der zu erwartenden Dauer der wesentlichen Planungs- und Umsetzungsphasen des Energieversorgungskonzeptes sowie der damit verbundenen Maßnahmen.
Eine kürzere Laufzeit würde die dargestellten Risiken erhöhen und die kontinuierliche Umsetzung der Maßnahmen erschweren. Eine darüberhinausgehende Laufzeit ist hingegen nicht vorgesehen, da sie zur Zielerreichung nicht erforderlich ist.
7. Ergebnis
Unter Berücksichtigung der technischen und wirtschaftlichen Besonderheiten des Auftragsgegenstandes sowie der langfristigen, aufeinander aufbauenden Maßnahmenstruktur wird eine Vertragslaufzeit von sechs Jahren als sachlich gerechtfertigt und erforderlich angesehen. Die Überschreitung der regelmäßigen Höchstdauer erfolgt in einem angemessenen und verhältnismäßigen Umfang.