Jegliche Kommunikation wie z.B. Bieterfragen, ist ausschließlich über die Vergabeplattform abzuwickeln.
Die Stadt Sundern prüft die Eignung und Zuverlässigkeit der Bieter. Sie behält sich vor, Angebote nicht zu berücksichtigen, wenn Erkenntnisse vorliegen, die die Zuverlässigkeit für die Auftragsausführung infrage stellen (z. B. Eintragungen im Wettbewerbsregister). Den betroffenen Unternehmen wird vor einer Entscheidung Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben.
Wenn der ursprüngliche Auftragnehmer wegen Kündigung oder aus anderen Gründen endgültig ausfällt, wird die Stadt Sundern die Ausführung des Auftrages dem im Verfahren nächst günstigen Bieter antragen.
Sollten zwei Angebote mit gleichlautenden Preisen eingehen, entscheiden in absteigender Reihenfolge:
a) die Kriterienwertung
b) Losentscheid
über die Zuschlagserteilung.
Bieter, welche sich die Vergabeunterlagen ohne Registrierung vom Vergabeportal www.vergabe-westfalen.de aus dem Internet herunterladen, erhalten technisch bedingt keine E-Mail Benachrichtigung über neue Nachrichten der Vergabestelle (z.B. Aktualisierung der Vergabeunterlagen). Insofern wird allen Teilnehmern am Verfahren geraten, sich beim vorgenannten Vergabeportal mit Angabe einer aktuell gültigen e-mail Adresse zu registrieren.
Der Auftragnehmer hat die Leistung grundsätzlich im eigenen Betrieb auszuführen. Mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers darf er sie an Nachunternehmer übertragen. Die Zustimmung ist nicht notwendig bei Leistungen, auf die der Betrieb des Auftragnehmers nicht eingerichtet ist.
Die Stadt Sundern behält es sich vor, nach Eingang der Angebote mit den beteiligten Bietern über den Inhalt der Angebote zu verhandeln. Ein Anspruch auf Verhandlungen besteht seitens der Bieter jedoch nicht.