Verfahrensangaben

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Tonerkartuschen, Tintenpatronen und sonstigen Druckerverbrauchsmaterialien.

Die Rahmenvereinbarung umfasst sowohl Originalprodukte der jeweiligen Gerätehersteller als auch Produkte vergleichbarer Art, insbesondere NewBuild-, Refill- und Rebuild-Produkte. Die angebotenen Produkte müssen jeweils für die in den Vergabeunterlagen bezeichneten Drucker, Kopierer, Multifunktionsgeräte und sonstigen Ausgabegeräte geeignet sein. Darüber hinaus müssen die Produkte die Anforderungen dieser Leistungsbeschreibung sowie die jeweils geltenden gesetzlichen und technischen Anforderungen erfüllen.

Bezugsberechtigt sind die in den Vergabeunterlagen näher bezeichneten Dienststellen, Einrichtungen, Beteiligungen und sonstigen Kunden der Stadt Hamm. Die Einzelaufträge werden auf Grundlage und nach Maßgabe der in der Rahmenvereinbarung festgelegten Bedingungen erteilt. Der Vertragsbeginn ist voraussichtlich für den 01.01.2027 vorgesehen.

Der Auftragnehmer hat den Bezugsberechtigten während der gesamten Vertragslaufzeit unentgeltlich einen funktionsfähigen Online-Shop zur Verfügung zu stellen. Über diesen Online-Shop sollen die vertragsgegenständlichen Produkte bestellt und die Einzelaufträge entsprechend den Bedingungen der Rahmenvereinbarung abgewickelt werden.

Weiter aus der Rahmenvereinbarung:
5. Vertragsdauer
Die Rahmenvereinbarung wird für einen Zeitraum von vier Jahren geschlossen. Die Vertragslaufzeit beginnt voraussichtlich am 01.01.2027 und endet am 31.12.2030. Die Rahmenvereinbarung endet automatisch mit Ablauf der Vertragslaufzeit. Sie endet außerdem vorzeitig, sobald der in Ziffer 6 festgelegte Höchstwert erreicht ist. Eine Verpflichtung zur Abnahme eines bestimmten Mindestvolumens besteht nicht.
6. Geschätztes Auftragsvolumen, Höchstwert und Abnahmemengen
Das geschätzte Auftragsvolumen wird anhand der historischen Beschaffungsdaten und der erwarteten zukünftigen Bedarfe ermittelt und in den Vergabeunterlagen angegeben.
Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung beträgt 1.400.000,00 EUR netto für die gesamte
Vertragslaufzeit. Der Höchstwert stellt die verbindliche Obergrenze für die Summe aller auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung vergebenen Einzelaufträge dar. Nach Erreichen des Höchstwertes dürfen keine weiteren Einzelaufträge auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung vergeben werden.
Eine Mindestabnahmemenge oder Mindestabnahmeverpflichtung besteht nicht.

Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Tonerkartuschen, Tintenpatronen und sonstigen Druckerverbrauchsmaterialien inkl. Bereitstellung eines Online-Shops für die Stadt Hamm.

Details: Leistungsverzeichnis (Bewertung / Teststellung) im Projektraum.
Hier Auszüge:

1. Bewertungsmethode
Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der Erweiterten Richtwertmethode gemäß UfAB.
1.1. Ermittlung der Kennzahl
Die Kennzahl wird nach folgender Formel berechnet:
Z = L / P
Dabei bedeuten:
- Z = Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis
- L = Gesamtsumme der erreichten Leistungspunkte
- P = für die Wertung maßgeblicher Gesamtpreis in Euro
Die Kennzahl wird auf vier Nachkommastellen berechnet. Für die Bildung der Führungsgruppe
wird der ungerundete Rechenwert verwendet.
1.2. Schwankungsbereich
Der festgelegte Schwankungsbereich beträgt 5 %.
Ausgehend von der Kennzahl des führenden Angebotes wird die Untergrenze der Führungsgruppe
wie folgt ermittelt:
Untergrenze = Kennzahl des führenden Angebotes × 0,95
Alle Angebote, deren Kennzahl mindestens diese Untergrenze erreicht, gehören zur Führungsgruppe.

2. Leistungspunkte
Insgesamt können maximal 10.000 Leistungspunkte erreicht werden. Davon entfallen:
- 8.000 Leistungspunkte auf die fachlichen und technischen Anforderungen sowie
- 2.000 Leistungspunkte auf die Produkt-Teststellung.
Die Bewertung der fachlichen und technischen Anforderungen erfolgt anhand der in den
Vergabeunterlagen bekannt gegebenen Bewertungskriterien. Die Bewertung der Teststellung
erfolgt anhand der in Ziffer 4 beschriebenen Testverfahren und Bewertungskriterien. Die Teststellung
kann somit maximal 20 % der insgesamt erreichbaren Leistungspunkte beeinflussen.

(...)

4. Bewertungsschritte
Die Bewertung der Angebote erfolgt in zwei Schritten.
4.1. Schritt 1 - vorläufige Wertung
Zunächst werden sämtliche Angebote auf die Einhaltung der formalen, fachlichen und technischen
Anforderungen geprüft. Anschließend werden die gemäß den bekannt gegebenen Bewertungskriterien
erreichten Leistungspunkte ermittelt. Der Preis wird entsprechend Ziffer 3
ermittelt.
Aus den im ersten Bewertungsschritt erreichten Leistungspunkten und dem ermittelten Gesamtpreis
wird für jedes wertungsfähige Angebot die vorläufige Kennzahl Z gebildet. Auf
Grundlage dieser Kennzahlen wird die vorläufige Rangfolge der Angebote ermittelt. Die Produkt-
Teststellung ist nicht Bestandteil des ersten Bewertungsschrittes.

4.2. Schritt 2 - Teststellung
Auf Grundlage der im ersten Bewertungsschritt ermittelten Kennzahlen wird die Führungsgruppe
entsprechend Ziffer 1.2 gebildet. Alle Bieter, deren Angebote der Führungsgruppe angehören,
werden zur Produkt-Teststellung aufgefordert.
Eine Begrenzung der Anzahl der zur Teststellung aufzufordernden Bieter erfolgt nicht. Die
Teststellung dient ausschließlich der Bewertung der in den Vergabeunterlagen bereits bekannt
gegebenen Qualitäts- und Gebrauchstauglichkeitsmerkmale. Die aufgrund der Teststellung
ermittelten Leistungspunkte werden zu den im ersten Bewertungsschritt erreichten Leistungspunkten
addiert. Anschließend wird für jedes Angebot der Führungsgruppe die endgültige
Kennzahl gemäß Ziffer 1.1 ermittelt.
Die abschließende Auswahl erfolgt innerhalb der Führungsgruppe anhand des Entscheidungskriteriums
"Gesamtsumme der Leistungspunkte".

5. Teststellung
5.1. Aufforderung zur Teststellung
Die Bieter der Führungsgruppe werden vom Auftraggeber aufgefordert, die nachfolgend bezeichneten
Produkte für eine Teststellung kostenlos zur Verfügung zu stellen. Für jedes zu
testende Druckermodell ist dasjenige Produkt bereitzustellen, das nach den Regelungen zur
Preiswertung gemäß Ziffer 3 als wertungsfähiges Produkt berücksichtigt wird (das kostengünstigste
angebotene Produkt gleichwertiger Art/gleiches Füllvolumen zum Original).
Die Testprodukte sind dem Auftraggeber kostenlos und ohne Anspruch auf Vergütung oder
Kostenerstattung zur Verfügung zu stellen. Die Teststellung erfolgt bei der Stadt Hamm.
5.2. Frist für die Teststellung
Die Testprodukte müssen innerhalb von 7 Kalendertagen nach Zugang der Aufforderung zur
Teststellung beim Auftraggeber eingegangen sein. Die Frist ist eine Ausschlussfrist.
Werden die erforderlichen Testprodukte nicht vollständig innerhalb dieser Frist geliefert, wird
das betreffende Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen, sofern der Bieter die
Fristüberschreitung zu vertreten hat. Eine Lieferung in mehreren Teillieferungen ist nur zulässig,
wenn sämtliche für die Bewertung erforderlichen Testprodukte innerhalb der vorgenannten
Frist vorliegen.
6. Gegenstand der Teststellung
Die Teststellung dient der praktischen Prüfung der Druckqualität und Gebrauchstauglichkeit
der angebotenen Tonerkartuschen und Tintenpatronen.
(...)

8. Durchführung der Teststellung
Die Teststellung wird durch mindestens zwei vom Auftraggeber benannte Personen durchgeführt.
Die Bewertung erfolgt anhand der vorab festgelegten Bewertungskriterien. Die Prüfer
dokumentieren die Ergebnisse der Teststellung nachvollziehbar. Für jedes getestete Produkt
wird eine Bewertung von 0 bis 10 Punkten vergeben. Die Bewertung wird anschließend mit
der für das jeweilige Testgerät festgelegten Gewichtung multipliziert. Die Summe der so ermittelten
Punkte ergibt die Leistungspunkte für die Teststellung.
9. Bewertungsmaßstab
Für die Bewertung gilt folgende einheitliche Skala:
Punkte Zielerfüllungsgrad
10
Die Anforderungen werden vollständig und in hervorragender Qualität erfüllt. Das
Druckbild ist sehr klar, gleichmäßig und sauber. Es sind keine relevanten Qualitätsbeeinträchtigungen
feststellbar.
9
Die Anforderungen werden vollständig und in sehr guter Qualität erfüllt. Das Druckbild
ist sehr klar, gleichmäßig und sauber. Nur bei genauer Prüfung sind geringfügige
Abweichungen erkennbar.
8
Die Anforderungen werden in hohem Maße erfüllt. Das Druckbild ist klar und gleichmäßig.
Nur geringfügige, für die bestimmungsgemäße Nutzung unerhebliche Abweichungen
sind erkennbar.
7
Die Anforderungen werden weitgehend erfüllt. Das Druckbild ist insgesamt gut und
für den bestimmungsgemäßen Gebrauch uneingeschränkt geeignet. Geringfügige
Qualitätsabweichungen sind erkennbar.
6
Die Anforderungen werden erfüllt. Das Druckbild ist zufriedenstellend und für den
bestimmungsgemäßen Gebrauch geeignet. Leichte Qualitätsabweichungen sind erkennbar.
5
Die Anforderungen werden noch ausreichend erfüllt. Das Druckbild ist insgesamt verwendbar,
weist jedoch erkennbare Qualitätsabweichungen auf.
4
Die Anforderungen werden nur noch teilweise erfüllt. Deutliche Qualitätsabweichungen
sind erkennbar; die bestimmungsgemäße Verwendung ist jedoch noch möglich.
3
Die Anforderungen werden nicht ausreichend erfüllt. Deutliche Qualitätsmängel beeinträchtigen
die bestimmungsgemäße Verwendung.
2
Die Anforderungen werden mangelhaft erfüllt. Erhebliche Qualitätsmängel beeinträchtigen
die bestimmungsgemäße Verwendung erheblich.
1
Die Anforderungen werden ungenügend erfüllt. Das Druckbild weist erhebliche Mängel
auf und ist für den bestimmungsgemäßen Gebrauch weitgehend ungeeignet.
0
Mit dem Testprodukt konnte kein verwertbarer Testdruck erzeugt werden oder das
Produkt ist nicht funktionsfähig.

Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer kann bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Diese ist erst möglich, wenn die/der Auftraggeber/in die unterlegenen Bieter/innen über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen der/des Bieters/in, deren/dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung dieser Information zehn (10) Kalendertage (bei Versand auf elektronischem Weg oder per Fax) vergangen sind (§ 134 Abs. 2 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit
- die/der Antragsteller/in den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber der/dem Auftraggeber/in nicht innerhalb einer Frist von zehn (10) Kalendertagen gerügt hat
oder
- Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden.
Teilt die/der Auftraggeber/in einer/m Bewerber/in oder Bieter/in mit, dass sie/er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann die/der betroffene Bewerber/in oder Bieter/in wegen dieser Rüge nur innerhalb von fünfzehn (15) Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.

Rückfragen werden durch Unternehmenskommunikation für alle Interessenten beantwortet. Die Information über vorliegende Unternehmenskommunikation werden unaufgefordert per E-Mail nur an die Interessenten verschickt, die sich freiwillig registrieren lassen. Alle übrigen Interessenten werden aufgefordert, regelmäßig den Link in der Bekanntmachung zur angegebene Internetseite für das Herunterladen der Vergabeunterlagen aufzusuchen, um dort eventuelle Unternehmenskommunikationen abzurufen.

Hinweise zur Datenverarbeitung nach Artikel 13 bzw. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Kontaktdaten der für die Verarbeitung verantwortlichen Stelle: Stadt Münster, Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement, Zentrales Vergabemanagement, 48127 Münster, E-Mail: Vergaben@stadt-muenster.de
Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten: Die behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadtverwaltung Münster ist zu erreichen unter der Anschrift Stadt Münster, 48127 Münster, bzw. unter datenschutz@stadt-muenster.de
Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Sinne des Artikels 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO. Für die gesetzlich gebotene transparente und diskriminierungsfreie Auswahl des günstigsten Anbieters der von der Stadt nachgefragten Waren, Werke oder Dienste ist es zwingend notwendig, die personenbezogenen Daten der Bieter (bei Unternehmen: deren Vertreter) zu speichern und zu verwenden.

Datenkategorien und Datenherkunft:
- Anrede, Vorname, Nachname, ggfs. Unternehmensbezeichnung
- ggf. gültige E-Mail-Adresse,
- Anschrift,
- Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk),
vollständige Angebots- oder Teilnahmeanträge
- Weitere Informationen, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage/ Ihres Angebots / Ihres Teilnahmeantrags notwendig sind,

Zu einer Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte kann es kommen, wenn Bieter Beschwerden gegen die Entscheidung erheben, mit wem die Stadt Münster den Vertrag schließen will.

Dauer der Speicherung: Bis zum Abschluss des im Wettbewerb stehenden Vertrags. Ggf. länger, wenn die Stadt Münster nach spezialgesetzlichen Vorschriften zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder Bieter in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO eingewilligt haben.

Rechte der betroffenen Person:
Bei entsprechendem Identitätsnachweis können Interessenten bzw. Bieter bei der eingangs genannten Stelle jederzeit:
1) Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen für welchen Zweck und für welche voraussichtliche Dauer verarbeiten;
2) Berichtigung verlangen, sofern Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten,
3) Löschung der zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen, sofern sie für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, oder zur Verteidigung von Rechten der Stadt Münster nicht mehr notwendig sind. Das Recht zur Löschung besteht nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO.
4) Einschränkung der Datenverarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO verlangen;
5) Verlangen, personenbezogenen Daten, die uns bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln
6) Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO einlegen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde:
Wer der Ansicht ist, dass seine personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig verarbeitet werden, kann sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Die Kontaktdaten der für die Stadt Münster zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf (Hausanschrift: Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf), Tel. 0211/38424-0, Fax 0211/38424-10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Siehe zu Unterlagen, die nicht nachgefordert werden, die gesetzliche Regelung in § 56 Abs. 3 VgV.

27. Allgemeine Vertragsbedingungen
(..) Rangfolge:
1. die abgeschlossene Rahmenvereinbarung einschließlich seiner Anlagen;
2. die Leistungsbeschreibung einschließlich der Anforderungen an den Online-Shop;
3. Datenschutzerklärung;
4. Ergänzungsvereinbarung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag
gemäß Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO);
5. Betreffend die Lieferungen: die AGB EVB-IT Kauf, zu finden unter:
6.(siehe Ziffer 27 LV)
7. Betreffend die Dienstleistungen: die AGB EVB-IT Dienstleistungen, zu finden unter:
8. (siehe Ziffer 27 LV)
9. die einschlägigen besonderen Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen;
10. die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B), soweit
einbezogen;
11. Zusätzliche Vertragsbedingungen der Stadt Hamm für die Ausführung von Leistungen
(ZVB-VOL)
12. die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften, insbesondere des BGB.
13. Angebot Auftragnehmer

(..)Vertragsbestandteile i.d. nachst, Rangfolge:1. die abgeschl. Rahmenvereinbarung einschl. Anlagen;
2. die Leistungsbeschreibung einschl. d.Anforderungen an den Online-Shop; 3. Datenschutzerklärung; 4. Ergänzungsvereinb. Verarbeitung personenbez. Daten im Auftrag gemäß Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO); 5. AGB EVB-IT Kauf, zu finden unter: (6. siehe Ziffer 27 LV) 7. AGB EVB-IT Dienstleistungen, zu finden unter: (8. siehe Ziffer 27 im LV) 9. die einschlägigen besonderen Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen 512 EU;
10. AllgVertragsbed. NRW - Ausführung von Leistungen (VOL/B), soweit einbezogen;
11. ZVB der Stadt Hamm (ZVB-VOL), 12. die einschl. gesetzl. Vorschriften, insb. BGB. 13. Angebot AN
- 513 EU 10-2018 - Besondere Vertragsbedingungen TVgG NRW