Bereitstellung von Druck- und Kopiersystemen auf der Grundlage eines Full-Service-Vertrages für die Stadt Münster und die Gemeinde Everswinkel

Bereitstellung von Druck- und Kopiersystemen auf der Grundlage eines Full-Service-Vertrages für die Stadt Münster und die Gemeinde Everswinkel

Aus "Informationen zum Teilnahmewettbewerb":
4. Art und Umfang der Leistung
Die Stadt Münster nutzt für die Verwaltung und Schulen in zahlreichen Gebäuden innerhalb des Einzugsgebietes der Stadt Drucker und Kopierer verschiedener Leistungsstufen vom Arbeitsplatzdrucker bis hin zur eigenen Hausdruckerei.
Neben der Stadtverwaltung und Schulen der Stadt Münster ist die citeq als städtischer IT-Dienstleister und eigenbetriebsähnliche Einrichtung der Stadt Münster zusätzlich für die Beschaffung solcher Geräte für die derzeit 28 Partner im Rahmen einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung (ÖrV) zuständig. Eine Teilnahme der Gemeinde Everswinkel im Rahmen von Kopiersystemen findet statt.

Die citeq wird die Bereitstellung von Druck- und Kopiersystemen an einen geeigneten Anbieter auf der Grundlage eines Full-Service-Vertrages vergeben. Es ist beabsichtigt den Full-Service-Vertrag für eine Laufzeit von 60 Monaten zu schließen. Aufgrund wirtschaftlicher Beeinträchtigungen, die auf die Abschreibungsdauer höherer Leistungsklassen zurückzuführen ist, wird von der Richtlinie, (gemäß EU-weiter Ausschreibung) den Vertrag über 48 Monate zu schließen, abgewichen.

Bestandteil der Ausschreibung werden Arbeitsplatzdrucker und Multifunktionsgeräte. Die Ausstattung der Hausdruckerei ist nicht Gegenstand der Ausschreibung.

Zurzeit sind bei der Stadt Münster und bei den Schulen der Stadt Münster überwiegend Arbeitsplatzdrucker und Arbeitsplatzmultifunktionsgeräte der Firma Canon im Einsatz und werden über einen Full-Service-Vertrag gemietet. Der bestehende Vertrag und sämtliche Ein-zelmietverträge für die Stadt Münster und der Gemeinde Everswinkel enden zum 30.06.2026.

Ausschnitt aus: "Besonderen Vertragsbedingungen":
2. Anforderungen/Projektbeschreibung
[...]

Um die Administration und Verwaltung der Drucker zentral zu ermöglichen, ist folgende Software anzubieten:

- Flottenadministration/Gerätemanagement, im folgenden Gerätemanagement genannt
- Follow-Me-Print
- Online Tool/Shopsystem

Der Anbieter hat demnach sicherzustellen, dass die über den hier ausgeschriebenen Vertrag bezogenen Geräte mit dem abzurufenden Druckmanagement, Follow-Me-Print-System und Onlinetool/Shopsystem kompatibel sind. Die Kosten für das Druckmanagement, Follow-Me-Print-System und Onlinetool/Shopsystem sind in den Verbrauchsmaterialien oder der Miete zu inkludieren.
[...]

Ausschnitt aus "Informationen zum Teilnahmewettbewerb"
Ziffer 2, Verfahren
"Die Ausschreibung erfolgt gemäß § 119 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GwB) in Verbindung mit §14 Abs. 3 Nr. 1-4 und § 17 Vergabeverordnung (VgV) im Rahmen eines EU-weiten Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb).
Es sollen maximal drei (3) Bewerber zur Teilnahme an dem Verhandlungsverfahren aufgefordert werden. Um zum Verhandlungsverfahren zugelassen werden zu können, muss eine Bewerbung im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbes erfolgen.

Die Teilnahmeanträge werden bewertet, es können maximal 10.000 Leistungspunkte erreicht werden. Der Bewerber muss zum Nachweis seiner Eignung mindestens 7.000 Leistungspunkte erreichen. Wird ein Teilnahmeantrag mit weniger als 7.000 Leistungspunkten bewertet, wird die Bewerbung nicht weiter berücksichtigt.
Gehen mehr als drei Bewerbungen ein, die die erforderlichen Leistungspunkte erreicht haben, werden die drei Bewerber mit der höchsten Anzahl an Leistungspunkten zum Verhandlungsverfahren zugelassen. Bei gleicher Punktzahl entscheidet das Los.

Es sind bis zu drei (3) Verhandlungsphasen vorgesehen. Eine Reduzierung der Bewerber/Bieter im Laufe der aufeinander folgenden Verhandlungsphasen ist möglich.
.
Die Verhandlungsgespräche erfolgen auf Grundlage der Vergabeunterlagen, die Ausschlusskriterien sind grundsätzlich zu erfüllen.

Das erste Angebot der Bewerber/Bieter wird als indikatives Angebot betrachtet, das im Rahmen der ersten Verhandlungsrunde detailliert erläutert und besprochen werden soll.

Unter Berücksichtigung der Verhandlungsergebnisse mit allen Bewerbern/Bietern, werden im Nachgang zu jeder Verhandlungsrunde durch den Auftraggeber die Vergabeunterlagen überarbeitet und den Bewerbern/Bietern erneut zur Verfügung gestellt. Alle dem Indikativen Angebot folgenden Angebote der Bewerber/Bietern sind verbindlich und können bezuschlagt werden.

Ausschnitte aus der "Information zum Verhandlungsverfahren":
4. Prüfung und Wertung der Angebote
4.1. Prüfung
Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt nach den Bestimmungen der Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte (GwB, VgV).

Die K.O.-Kriterien sind grundsätzlich zu erfüllen. Sollten auf Grund von neuen technischen oder sonstigen innovativen Lösungen die K.O.- Kriterien nicht in der geforderten Art und Weise erfüllt werden können, aber durch eine gleichwertige Lösung ersetzt werden können, ist dieser Lösungsansatz dem Angebot in detaillierter schriftlicher Form beizufügen.

Kategorie:
K.O. Das Kriterium muss erfüllt werden. Nichterfüllung führt zum Ausschluss des betroffenen Systems.
B Das Kriterium soll erfüllt werden. Bei Erfüllung werden die erreichten Punkte der Gesamtpunktzahl des betroffenen Systems hinzugerechnet. [...]

4.2. Bewertungsmethode
Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der einfachen Richtwertmethode nach UfAB. [...]

4.3. Leistungspunkte
Als Gesamtsumme der Leistungspunkte (L) können 15.800 Leistungspunkte erreicht werden:

1. Allgemeiner Teil - Nicht-Funktionale Anforderungen 3.000 Punkte
2. Spezieller Teil - Funktionale Anforderungen 10.000 Punkte
3. Beschreibung Shopsystem/Onlinetool/Self-Service-Portal 800 Punkte
4. Präsentation inkl. Showcases 2.000 Punkte

Die Gesamtsumme der Leistungspunkte muss mindestens 12.000 betragen, um berücksichtigt zu werden. Werden weniger als 12.000 Leistungspunkte erreicht, wird der Bieter von der Wertung ausgeschlossen.

4.4. Preisermittlung
Der Preis (P) ergibt sich aus der Anlage 4 (Preisteil).
[...]

6. Teststellung
Nach Auswertung der formellen Vorgaben und Ermittlung der wirtschaftlichsten Angebote, wird die citeq die drei bestplatzierten Bieter auffordern, für jede Leistungsklasse den angebotenen Drucker inkl. der erforderlichen Verbrauchsmaterialien zum Zwecke einer verifizierenden Test-stellung für die Dauer von maximal 8 Wochen kostenlos zur Verfügung zu stellen. Die Drucker sind entsprechend den Anforderungen und Vorgaben konfiguriert zur Verfügung zu stellen. Die Softwarekomponenten soll zu Testzwecken auf Servern der citeq installiert werden. Die Test-konfiguration (Software + Testgeräte) sind innerhalb von 15 Arbeitstagen (montags bis freitags) nach Aufforderung durch die citeq frei Verwendungsstelle anzuliefern und in Betrieb zu neh-men. Falls dieses nicht realisiert werden sollte, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Während der Teststellung ist bei Bedarf ein Vor-Ort-Support seitens des Bie-ters/Herstellers zu gewährleisten. Das Transportrisiko übernimmt der Anbieter.

Im Rahmen der Teststellung wird die Einhaltung der im Angebot/Vergabeunterlagen genannten und beschriebenen Eigenschaften und Anforderungen der Drucker geprüft. Die Nichterfüllung eines oder mehrerer KO-Kriterien führt zu einem Ausschluss des Druckers aus der Wertung.

8. Bewertung
Die technischen und fachlichen Anforderungen der Angebote werden geprüft und bewertet und der Preis wird ermittelt. Die Bewertung der nicht-funktionalen Anforderungen und der funktionalen Anforderungen ergibt sich aus der im Lastenheft (Anlage 3) hinterlegten Bewertung.
Soweit bei der Anforderung eine Gewichtung (Zielerfüllungsgrad) der Antwort erforderlich ist, erfolgt die Gewichtung nach den folgenden Kriterien. Dies findet Anwendung in Punkt 5 (Shopsystem/Onlinetool/Self-Service-Portal) und Punkt 7 (Präsentation inkl. Showcases).
[Es folgt eine Aufstellung von Zielerfüllungsgraden 0 - 10]

Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer kann bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Diese ist erst möglich, wenn die/der Auftraggeber/in die unterlegenen Bieter/innen über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen der/des Bieters/in, deren/dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung dieser Information zehn (10) Kalendertage (bei Versand auf elektronischem Weg oder per Fax) vergangen sind (§ 134 Abs. 2 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit
- die/der Antragsteller/in den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber der/dem Auftraggeber/in nicht innerhalb einer Frist von zehn (10) Kalendertagen gerügt hat
oder
- Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden.
Teilt die/der Auftraggeber/in einer/m Bewerber/in oder Bieter/in mit, dass sie/er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann die/der betroffene Bewerber/in oder Bieter/in wegen dieser Rüge nur innerhalb von fünfzehn (15) Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.

Rückfragen werden durch Unternehmenskommunikation für alle Interessenten beantwortet. Die Information über vorliegende Unternehmenskommunikation werden unaufgefordert per E-Mail nur an die Interessenten verschickt, die sich freiwillig registrieren lassen. Alle übrigen Interessenten werden aufgefordert, regelmäßig den Link in der Bekanntmachung zur angegebene Internetseite für das Herunterladen der Vergabeunterlagen aufzusuchen, um dort eventuelle Unternehmenskommunikationen abzurufen.

Hinweise zur Datenverarbeitung nach Artikel 13 bzw. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Kontaktdaten der für die Verarbeitung verantwortlichen Stelle: Stadt Münster, Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement, Zentrales Vergabemanagement, 48127 Münster, E-Mail: Vergaben@stadt-muenster.de
Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten: Die behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadtverwaltung Münster ist zu erreichen unter der Anschrift Stadt Münster, 48127 Münster, bzw. unter datenschutz@stadt-muenster.de
Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Sinne des Artikels 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO. Für die gesetzlich gebotene transparente und diskriminierungsfreie Auswahl des günstigsten Anbieters der von der Stadt nachgefragten Waren, Werke oder Dienste ist es zwingend notwendig, die personenbezogenen Daten der Bieter (bei Unternehmen: deren Vertreter) zu speichern und zu verwenden.

Datenkategorien und Datenherkunft:
- Anrede, Vorname, Nachname, ggfs. Unternehmensbezeichnung
- ggf. gültige E-Mail-Adresse,
- Anschrift,
- Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk),
vollständige Angebots- oder Teilnahmeanträge
- Weitere Informationen, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage/ Ihres Angebots / Ihres Teilnahmeantrags notwendig sind,

Zu einer Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte kann es kommen, wenn Bieter Beschwerden gegen die Entscheidung erheben, mit wem die Stadt Münster den Vertrag schließen will.

Dauer der Speicherung: Bis zum Abschluss des im Wettbewerb stehenden Vertrags. Ggf. länger, wenn die Stadt Münster nach spezialgesetzlichen Vorschriften zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder Bieter in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO eingewilligt haben.

Rechte der betroffenen Person:
Bei entsprechendem Identitätsnachweis können Interessenten bzw. Bieter bei der eingangs genannten Stelle jederzeit:
1) Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen für welchen Zweck und für welche voraussichtliche Dauer verarbeiten;
2) Berichtigung verlangen, sofern Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten,
3) Löschung der zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen, sofern sie für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, oder zur Verteidigung von Rechten der Stadt Münster nicht mehr notwendig sind. Das Recht zur Löschung besteht nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO.
4) Einschränkung der Datenverarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO verlangen;
5) Verlangen, personenbezogenen Daten, die uns bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln
6) Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO einlegen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde:
Wer der Ansicht ist, dass seine personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig verarbeitet werden, kann sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Die Kontaktdaten der für die Stadt Münster zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf (Hausanschrift: Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf), Tel. 0211/38424-0, Fax 0211/38424-10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

keine

siehe Vertragsbedingungen des Landes NRW

Besondere Vertragsbedingungen
513 EU Vertragsbedingungen gemäß TVgG NRW
VVB 214 Besondere Vertragsbedingungen.