Art der Leistung
Gegenstand dieser Ausschreibung sind Beratungsdienstleistungen zur projektorientierten Entwicklung und Erstellung vollständiger Vergabeunterlagen zur Beschaffung eines neuen Identity & Access Management-Systems (IAM-Systems) für die Stadt Bielefeld.
Hierbei ist die aktuell eingesetzte SAP IdM Lösung mit ihren Prozessen, Schnittstellen und das bestehende Benutzer- und Rollenkonzept entsprechend zu analysieren und dar-aus resultierend eine marktkonforme IAM-Gesamtstrategie zu entwickeln.
Außerdem werden Beratungsdienstleistungen für die Mitarbeit bei Bieterrückfra-gen/Vergaberügen im späteren Vergabeverfahren für eine neue IAM-Lösung, Mitwirkung bei der Angebotsauswertung und bei der fachlichen Vorbereitung des Vergabevorschlags ausgeschrieben.

Umfang der Leistung
2. Beschreibung und Umfang des Auftragsgegenstandes

Es werden von der Auftraggeberin Beratungsdienstleistungen ausgeschrieben, die die folgenden drei Themenkomplexe umfassen.

2.1. Ist-Analyse des bestehenden SAP IdM mit Unterstützung bei der Ausarbeitung einer IAM-Gesamtstrategie

Der Auftragnehmer unterstützt die Auftraggeberin bei der systematischen und prozessua-len Analyse des bestehenden SAP IdM. Die dafür erforderlichen Informationen werden von der Auftraggeberin in geeigneter, zumeist schriftlicher Form zur Verfügung gestellt. Die Projektleitung wird von der Auftraggeberin übernommen, wobei koordinative Projekt-unterstützung einschließlich Dokumentation, soweit erforderlich, durch den Auftragnehmer erfolgen soll.

Dies umfasst insbesondere:

- Ist-Analyse und Bewertung des bestehenden SAP IdM Systems:

o Technische und organisatorische IAM-Prozesse
o Benutzerkonzept
o Rollen- und Berechtigungskonzept
o Regelwerke (Bsp.: Verteilmodell, Namenskonventionen, Verantwortlichkeiten)
o Geltende interne Richtlinien und Governance-Vorgaben (Bsp.: IT-Dienstanweisung)
o Schnittstellen (z.B. ITSM-Tool SMAX, S/4HANA, SAP Cloud, MS Entra ID)

- Festlegung eines langfristig geltenden Zielbildes unter vorrangiger Berücksichtigung von marktüblichen IAM-Standards und Sicherheits- und Compliance-Anforderungen

o Strategische Entscheidung zwischen SaaS und On Premise
o Ermittlung von Verbesserungspotentialen und Prozessoptimierungen
o Definition klarer Zuständigkeiten, Abhängigkeiten zu betroffenen Systemen und Abgrenzung zu den SWB
o Unterstützung bei der Formulierung von Rezertifizierungsmethoden

- Gemeinsame Erarbeitung einer IAM-Migrationsplanung
o Festlegung d. weiteren Vorgehensweise, Budget, Abhängigkeiten und Ressourcen

Die Erarbeitung der Ergebnisse und Protokollierung soll gemeinschaftlich zwischen Auf-traggeberin und Auftragnehmer erfolgen. Dabei soll ein zuvor zwischen der Auftraggebe-rin und dem Auftragnehmer festgelegter zeitlicher Rahmen eingehalten werden. Alle Er-gebnisse und Vereinbarungen sollen vom Auftragnehmer in geeigneter Weise schriftlich dargestellt (MS Word oder MS Excel) und durch die Auftraggeberin abgenommen werden.

Die folgenden Dokumente sind zu erarbeiten:

- Darstellung der technischen und organisatorischen IAM-Prozesse
- Benutzerkonzept
- Rollen- und Benutzerkonzept (inkl. Rezertifizierung)
- Angepasste Regelwerke

2.2. Unterstützung bei der Erstellung von Vergabeunterlagen für die Beschaffung eines IAM-Systems

Der Auftragnehmer unterstützt die Auftraggeberin fachlich bei der Erarbeitung des Verga-bepakets für die Beschaffung eines neuen IAM-Systems unter Berücksichtigung der Pro-dukt- und Herstellerneutralität, sowie der bereits im Rahmen der Analyse erarbeiteten Er-gebnisse.

Das umfasst insbesondere die gemeinsame Erarbeitung und Konzeptionierung der fol-genden Unterlagen:

- Auftragswertschätzung unter Berücksichtigung der städtischen Haushaltsansätze

- Erforderlicher, detaillierter Eignungskriterien und weiterer rahmengebender Aspekte

- Auf Basis von 2.1 erforderliche und am städtischen Bedarf orientierte allgemeine und technische Teil des Leistungsverzeichnisses, inklusive der Definition aller erforderlichen technischen Ausschluss- und Bewertungskriterien

- Konzeptionierung und Erstellung einer darauf aufbauenden Bewertungssystematik und vergaberechtskonformer Bewertungsmatrix

Alle Ergebnisse sollen gemeinschaftlich von der Auftraggeberin und dem Auftragnehmer erarbeitet werden. Die Erarbeitung soll in einem zuvor zwischen Auftraggeberin und Auf-traggeber festgelegten zeitlichen Rahmen erfolgen. Die Ergebnisse sollen dabei in geeig-neter Weise schriftlich dargestellt werden (MS Word oder MS Excel) und durch die Auf-traggeberin abgenommen werden.

2.3. Fachkundige Begleitung des Vergabeverfahrens

Der Auftragnehmer unterstützt und begleitet die Auftraggeberin fachlich bei der Durchfüh-rung des Vergabeverfahrens zur Beschaffung des IAM-Systems. Die Federführung beim Vergabeverfahren obliegt dabei der Zentralen Vergabestelle der Auftraggeberin.

Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen beinhaltet insbesondere die Unter-stützung bei der Beantwortung von komplexen Bieterfragen und Vergaberügen, sowie der Angebotsauswertung.

Abhängig von der Art des zukünftigen Vergabeverfahrens für das IAM-Produkt, soll der Auftragnehmer die Auftraggeberin optional bei den folgenden weiteren Themen unterstützen:

- Begleitung eines Teilnahmewettbewerbs
- Begleitung von Verhandlungsrunden im Verhandlungsverfahren

Vorzulegende Nachweise:
Handelsregisterauszug oder Eigenerklärung, falls keine Eintragungspflicht besteht; Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechts-vorschriften des Landes der Europäischen Union oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem der Bieter ansässig ist, oder ein gleichwertiger Nachweis zum Ge-werbebetrieb, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Der Be-rufs- oder Handelsregisterauszug ist dann aktuell, wenn dieser - unabhängig vom Datum der Erstellung - die tatsächlichen Gegebenheiten zum Zeitpunkt der geforderten Frist zur Abgabe der Angebote wiedergibt.

Falls keine Eintragungspflicht im Berufs- oder Handelsregister des Herkunftslandes be-steht, ist eine Eigenerklärung, weshalb für den Bieter keine Eintragungspflicht besteht und darüber, wer die vertretungsberechtigten Personen sind, einzureichen.; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung

Mindestanforderungen

1. Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung sowie Nachweis oder Erklärung zur Versicherungssumme
Mit dem Teilnahmewettbewerb hat der Bewerber durch Eigenerklärung zu bestätigen, dass er zum Vertragsbeginn und während der Vertragslaufzeit über eine in Rahmen und Umfang marktübliche Betriebshaftpflichtversicherung gem. Ziffer 18 EVB-IT Dienst-AGB (s. Ziffer 13.2 des EVB-IT Dienstvertrages) verfügt.

Sollte die Versicherung zum Zeitpunkt des Einreichens des Teilnahmeantrages noch nicht vorliegen, hat der Bewerber zu bestätigen, dass spätestens zum Vertragsbeginn eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung bestehen wird. Vor Vertragsabschluss hat der Bewerber auf Anforderung des Auftraggebers einen entsprechenden Nachweis vorzulegen.

2. Erklärung, dass das Unternehmen des/der Bewerber/s nicht
- bei der Ausführung öffentlicher Aufträge gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat,

- zahlungsunfähig ist, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder kein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse nicht abgelehnt worden ist, sich das Unter-nehmen nicht im Verfahrender Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.

Vorzulegende Nachweise:
Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung; Mit dem Teilnahmewettbewerb hat der Bewerber durch Eigenerklärung zu bestätigen, dass er zum Vertragsbeginn und während der Vertragslaufzeit über eine in Rahmen und Umfang marktübliche Betriebshaftpflichtversicherung gem. Ziffer 18 EVB-IT Dienst-AGB (s. Ziffer 13.2 des EVB-IT Dienstvertrages) verfügt.

Sollte die Versicherung zum Zeitpunkt des Einreichens des Teilnahmeantrages noch nicht vorliegen, hat der Bewerber zu bestätigen, dass spätestens zum Vertragsbeginn eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung bestehen wird. Vor Vertragsabschluss hat der Bewerber auf Anforderung des Auftraggebers einen entsprechenden Nachweis vorzulegen.; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung

Mindestanforderungen

1. Betriebsbeschreibung:
Dem Teilnahmeantrag ist eine Betriebsbeschreibung beizufügen. Das Tätigkeitsgebiet des Bewerbers soll so hinreichend beschrieben werden, dass eine Beurteilung von Fachkunde und Leistungsfähigkeit des Bewerbers möglich ist. Ein Verweis auf den Internetauftritt oder die Angabe eines Links ist unzulässig.
Die Betriebsbeschreibung soll Angaben zum Hauptfirmensitz und den ggf. vorhandenen Niederlassungen enthalten.

Die folgenden Angaben müssen enthalten sein:
- Netto-Umsatz im Mittel der letzten drei Geschäftsjahre ab 2022 für die Fachdisziplin IT-Beratung
- Anzahl der Mitarbeitenden im Mittel der letzten drei Jahre, aufgeschlüsselt nach den folgenden Bereichen:
o Bereich IT
o Bereich IT-Beratung mit Schwerpunkt IAM, Rollen- u. Berechtigungsmanagement
o Bereich Projektmanagement, Prozessberatung u. -optimierung

Die folgenden Anforderungen an das Unternehmen müssen erfüllt sein:
- Netto-Umsatz mind. 250.000,00 EUR im Mittel der letzten drei Geschäftsjahre ab 2022 für die Fachdisziplin IT-Beratung
- Mind. 7 Mitarbeitende (MA) im Mittel der letzten drei Jahre, in den folgenden Fachdisziplinen:
o Bereich IT 1 MA,
o Bereich IT-Beratung mit Schwerpunkt IAM, Rollen- u. Berechtigungsmanagement 3 MA,
o Bereich Projektmanagement, Prozessberatung u. -optimierung 3 MA

Entsprechende Nachweise, in Form von Eigenerklärungen sind mit Angebotsabgabe einzureichen. Auf besondere Anforderung der Auftraggeberin, sind die Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise zu bestätigen.

2. Personal
Es ist eine Eigenerklärung beizufügen, dass dem im Auftragsfall eingesetzten Personal die Ausübung einer Beschäftigung in Deutschland erlaubt ist und alle benannten Ansprechpartner sowie die zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, insbesondere Mitarbeiter mit direkten Kundenkontakt, die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen.

3. Referenzen:
Es sind insgesamt drei Referenzen einzureichen, die die jeweiligen angegebenen Ausschlusskriterien erfüllt.
Es werden Referenzen aus den vergangenen drei Jahren anerkannt:

1. Referenz
- Die Auftragssumme des Referenzobjektes beträgt mind. 75.000 EUR netto
- Durchgeführt bei einem/-r Auftraggeber/-in mit mind. 5.000 potenziellen Identitäten im IAM
- Referenzobjekt ist abgeschlossen

2. Referenz
- Die Auftragssumme des Referenzobjektes beträgt mind. 75.000 EUR netto
- Bezug zum IAM
- Referenzobjekt ist abgeschlossen

3. Referenz
- Die Auftragssumme des Referenzobjektes beträgt mind. 75.000 EUR netto
- Bezug zum IAM
- Referenzobjekt ist abgeschlossen

Bei den Referenzen soll folgendes angegeben werden:
- Name des Auftraggebers
- Kontaktdaten des jeweiligen Auftraggebers einschließlich Telefonnummer
- falls der Auftrag nicht vollständig eigenständig abgewickelt wurde: Anteil des Auftrages, der von Nachunternehmen erfüllt wurde
- Kurzbeschreibung der Maßnahme

Hinweis: Eine Referenz kann grundsätzlich nicht gewertet werden, wenn sie nicht überprüft werden kann (vgl. VK Hessen, Beschluss vom 18. Dezember 2017, 69d-VK-2-38/2017). Ein Verweis des Bieters, dass datenschutzrechtliche Vorgaben der Benennung von Referenzauftraggebern entgegenstehen, ist daher nicht zulässig.

Bewertungsanforderungen

Die technische und berufliche Eignung ist ferner durch folgende Anforderungen nachzuweisen, die bewertet werden:

Umsatz:
Bewertet wird der Netto-Umsatz für die Fachdisziplin IT-Beratung im Mittel der letzten drei Kalenderjahre ab 2022.

Mitarbeitende:
Bewertet wird die Anzahl der Mitarbeitende in der Fachdisziplin IT-Beratung mit Schwer-punkt IAM, Rollen- u. Berechtigungsmanagement im Mittel der letzten 3 Jahre.

Referenzen:
Bewertet wird jede der drei Referenzen, die in Erfüllung der oben genannten Mindestanforderungen eingereicht werden, für sich.

Vorzulegende Nachweise:
Referenzen in Erfüllung der Ausschluss- u. Bewertungskriterien; 3. Referenzen:
Es sind insgesamt drei Referenzen einzureichen, die die jeweiligen angegebenen Ausschlusskriterien erfüllt.
Es werden Referenzen aus den vergangenen drei Jahren anerkannt:

1. Referenz
- Die Auftragssumme des Referenzobjektes beträgt mind. 75.000 EUR netto
- Durchgeführt bei einem/-r Auftraggeber/-in mit mind. 5.000 potenziellen Identitäten im IAM
- Referenzobjekt ist abgeschlossen

2. Referenz
- Die Auftragssumme des Referenzobjektes beträgt mind. 75.000 EUR netto
- Bezug zum IAM
- Referenzobjekt ist abgeschlossen

3. Referenz
- Die Auftragssumme des Referenzobjektes beträgt mind. 75.000 EUR netto
- Bezug zum IAM
- Referenzobjekt ist abgeschlossen

Bei den Referenzen soll folgendes angegeben werden:
- Name des Auftraggebers
- Kontaktdaten des jeweiligen Auftraggebers einschließlich Telefonnummer
- falls der Auftrag nicht vollständig eigenständig abgewickelt wurde: Anteil des Auf-trages, der von Nachunternehmen erfüllt wurde
- Kurzbeschreibung der Maßnahme

Hinweis: Eine Referenz kann grundsätzlich nicht gewertet werden, wenn sie nicht überprüft werden kann (vgl. VK Hessen, Beschluss vom 18. Dezember 2017, 69d-VK-2-38/2017). Ein Verweis des Bieters, dass datenschutzrechtliche Vorgaben der Benennung von Referenzauftraggebern entgegenstehen, ist daher nicht zulässig.

Referenzen:
Referenzobjekt in der freien Wirtschaft 1 Punkt
Referenzobjekt im öffentlichen Dienst (keine Kommunalverwaltung/Kreis) 2 Punkte
Referenzobjekt bei einer Kommunalverwaltung/Kreis 3 Punkte; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung
Betriebsbeschreibung einschl. Angaben für die Bewertungskriterien; Dem Teilnahmeantrag ist eine Betriebsbeschreibung beizufügen. Das Tätigkeitsgebiet des Bewerbers soll so hinreichend beschrieben werden, dass eine Beurteilung von Fachkunde und Leistungsfähigkeit des Bewerbers möglich ist. Ein Verweis auf den In-ternetauftritt oder die Angabe eines Links ist unzulässig.
Die Betriebsbeschreibung soll Angaben zum Hauptfirmensitz und den ggf. vorhandenen Niederlassungen enthalten.

Die folgenden Angaben müssen enthalten sein:
- Netto-Umsatz im Mittel der letzten drei Geschäftsjahre ab 2022 für die Fachdisziplin IT-Beratung
- Anzahl der Mitarbeitenden im Mittel der letzten drei Jahre, aufgeschlüsselt nach den folgenden Bereichen:
o Bereich IT
o Bereich IT-Beratung mit Schwerpunkt IAM, Rollen- u. Berechtigungsmanagement
o Bereich Projektmanagement, Prozessberatung u. -optimierung

Die folgenden Anforderungen an das Unternehmen müssen erfüllt sein:
- Netto-Umsatz mind. 250.000,00 EUR im Mittel der letzten drei Geschäftsjahre ab 2022 für die Fachdisziplin IT-Beratung
- Mind. 7 Mitarbeitende (MA) im Mittel der letzten drei Jahre, in den folgenden Fachdisziplinen:
o Bereich IT 1 MA,
o Bereich IT-Beratung mit Schwerpunkt IAM, Rollen- u. Berechtigungsmanagement 3 MA,
o Bereich Projektmanagement, Prozessberatung u. -optimierung 3 MA

Entsprechende Nachweise, in Form von Eigenerklärungen sind mit Angebotsabgabe einzureichen. Auf besondere Anforderung der Auftraggeberin, sind die Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise zu bestätigen.
Erläuterung der Bewertung:

Die Anforderungen werden nach den folgenden Kriterien bewertet:

Umsatz:
Zwischen 250.000 EUR und 300.000 EUR 0 Punkte
Zwischen 300.000 EUR und 500.000 EUR 1 Punkt
Zwischen 500.000 EUR und 1.000.000 EUR 2 Punkte
Größer als 1.000.000 EUR 3 Punkte

Mitarbeitende:
3 bis 4 Mitarbeitende 0 Punkte
5 bis 7 Mitarbeitende 1 Punkt
8 bis 10 Mitarbeitende 2 Punkte
Mehr als 10 Mitarbeitende 3 Punkte; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung
Eigenerklärung zu im Auftragsfall eingesetzten Personal; Es ist eine Eigenerklärung beizufügen, dass dem im Auftragsfall eingesetzten Personal die Ausübung einer Beschäftigung in Deutschland erlaubt ist und alle benannten Ansprechpartner sowie die zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbei-ter, insbesondere Mitarbeiter mit direkten Kundenkontakt, die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen.; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung

3.1.1. Nichtvorliegen gesetzlicher Ausschlussgründe

Es dürfen kein Ausschlussgründe gem. §§ 123 ff GWB (§ 42 VgV bzw. § 31 Abs. 1, 2 UVgO) vorliegen. Das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe ist anhand des beigefügten Vordruckes "Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff GWB" zu bestätigen.

Nachweise hierzu (u.a. Bescheinigungen in Steuersachen des Finanzamtes, Unbedenk-lichkeitsbescheinigungen der Krankenkassen, des Steueramtes der Kommune sowie der Berufsgenossenschaft) sind auf besondere Aufforderung vor Auftragserteilung beizubringen (nicht älter als 6 Monate, Stichtag ist das Ende der Angebotsfrist).

3.1.2. Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister

Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Union oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem der Bieter ansässig ist, oder ein gleichwertiger Nachweis zum Gewerbebetrieb, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Der Be-rufs- oder Handelsregisterauszug ist dann aktuell, wenn dieser - unabhängig vom Datum der Erstellung - die tatsächlichen Gegebenheiten zum Zeitpunkt der geforderten Frist zur Abgabe der Angebote wiedergibt.

Falls keine Eintragungspflicht im Berufs- oder Handelsregister des Herkunftslandes besteht, ist eine Eigenerklärung, weshalb für den Bieter keine Eintragungspflicht besteht und darüber, wer die vertretungsberechtigten Personen sind, einzureichen.

Vorzulegende Nachweise:
Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff GWB; Es dürfen kein Ausschlussgründe gem. §§ 123 ff GWB (§ 42 VgV bzw. § 31 Abs. 1, 2 UVgO) vorliegen. Das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe ist anhand des beigefügten Vordruckes "Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff GWB" zu bestätigen.

Nachweise hierzu (u.a. Bescheinigungen in Steuersachen des Finanzamtes, Unbedenk-lichkeitsbescheinigungen der Krankenkassen, des Steueramtes der Kommune sowie der Berufsgenossenschaft) sind auf besondere Aufforderung vor Auftragserteilung beizubringen (nicht älter als 6 Monate, Stichtag ist das Ende der Angebotsfrist).; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung