Verfahrensangaben

Zur Unterstützung der Einsatzleitung, -steuerung, -abwicklung, -tourenplanung und Dokumentation im Rahmen der Reinigung und des Winterdienstes, der Verwaltung aller Reinigungs- und Winterdienstflächen, -objekte und -strecken sowie Digitalisierung des Beschwerdemanagements, soll eine Software beschafft werden, die sowohl für die Reinigungs-/Winterdienstteams/-fahrzeuge als auch über eine Telematikschnittstelle zu mobilen Endgeräten (Tablets) verfügt. Hierüber muss sowohl die Einsatzsteuerung (Übermittlung von Tourenplänen) als auch die gerichtsfeste Aufzeichnung der Aufgabenerledigung möglich sein. Über Controlling-Funktionen müssen Auswertungen in Bezug auf einzelne Objekte / Aufträge oder komplette Touren / Bereiche (Soll / Ist) erfolgen können.

Die Anforderungen an die Leistung sind im Einzelnen dieser Leistungsbeschreibung, dem technischen Leistungsverzeichnis (Anlage 2), dem EVB-IT Vertrag ID 7761, sowie den weiteren Anlagen zu entnehmen._
Neben dem Customizing der Anforderungen aus dem technischen Leistungsverzeichnis gehört zum Leistungsumfang:
- Projektmanagement, Implementierung eines Projektteams (muss mindestens aus einem Account Manager und einem Projektmanager bestehen), Projektcontrolling und Risikomanagement
- Erstellung eines Pflichtenheftes unter Berücksichtigung dieser Leistungsbeschreibung
- Einrichtung, Einstellung und Inbetriebnahme des Systems gemäß Anforderungen
- Implementierung der technischen Schnittstellen inklusive Erstellung eines Implementierungskonzeptes mit Darstellung der wesentlichen Milestones bis zur abschließenden Übergabe an die Auftraggeberin (Projektende)
- Übergabe des betriebsbereiten Systems an die Auftraggeberin
- weiterer fachlicher oder technischer Support auf Abruf in der Betriebsphase (z.B. in Form von fachlichen Workshops, weiterem Customizing oder technischer Entwicklungsleistung)
- Erbringung von Schulungsleistungen, siehe separate Anlage "Schulungsanforderungen". Dabei ist ein Schulungskonzept einzureichen, dessen Mindestanforderungen sich an der Anlage "Schulungsanforderungen" bemessen.
Folgende Leistungen sind optional vorgesehen:
o Übernahme der Stammdaten von Geschäftspartnern, datenführendes System ist das SAP-System
o Wenn dem Anwender eine illegale Müllablagerung auffällt, muss das System die Möglichkeit bieten, diese Müllablagerung mit dem mobilen Endgerät zu erfassen
o Die APP kann Bar- und/oder QR-Codes auf den Behältern auslesen und mit der Tour verbinden_
Voraussetzung für das Ziehen der Option ist, dass dem UWB die finanziellen Mittel im Wirtschaftsplan zur Verfügung stehen sowie die bisher implementierte Software ohne Beanstandungen läuft. Die Optionen müssen grundsätzlich umsetzbar sein._Die im technischen Leistungsverzeichnis, Anlage 2 zum EVB-IT- Vertrag (ID 7761) beschriebenen Anforderungen beinhalten überwiegend Ausschlusskriterien (gekennzeichnet mit "A") sowie Anforderungen an Leistungen, die zwingend zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar sein müssen (Kennzeichen "O" für Optional). _Die dazu notwendigen Schnittstellen und Datenflüsse sind soweit möglich in der Leistungsbeschreibung im Tabellenblatt "Schnittstellenangaben" beschrieben und müssen vor der Integrationsphase von dem Gewinner der Ausschreibung in der Pflichtenheftphase konkretisiert werden._4.1 Mengengerüst Lizenzen
Nachfolgend aufgeführt sind die derzeit absehbar benötigten Lizenzen als Grundlage für das Angebot, sowie einige Kennzahlen zu Bestandskunden und ein möglicher Ausblick. _Kategorie Aktuelle Kalkulationsgrundlage
Anzahl Lizenzen ERP gesamt 70
Anzahl mobile User 60
Anzahl stationäre PCs 10
Anzahl Bürger/Einwohner 340.000_
Es muss möglich sein, die Anzahl der Lizenzen bei Bedarf kurzfristig im Laufe des Vertragszeitraums anzupassen, insbes. zu erhöhen. Dabei müssen die im Angebot gemachten Konditionen gelten; dies gilt für einen Zeitraum von vier Jahren ab Produktivsetzung._
4.2 sonstige Mengengerüste
Auflistung und Art der zu verwaltenden Fahrzeugen siehe Datenblatt zu den Fahrzeugdaten:
- Anlage Zuordnung_Streuer_Pflug.xlsx als Grundlage für Fahrzeugbestand
- Beschwerdemanagement
- ca. 1.000 Meldungen pro Jahr, davon 45% direkter Bezug auf Straßenreinigung und Winterdienst, 55% Müll (wilde Müllablagerungen, verunreinigte Grünflächen etc.)
- Rechnungsvolumen durchschnittlich 120 Rechnungen pro Jahr
(Interne Leistungsverrechnung, Dienstleistungen nach extern, Sonderreinigungen usw.)_
5. Vertragsbeginn / Vertragslaufzeit / Produktivstart
Vertragsbeginn: schnellstmöglich, angestrebter Vertragsbeginn spätestens 01.06.2026
Produktivstart: 01.04.2027 (nicht verhandelbar)
Vertragsende: unbefristet, mindestens jedoch sechs Jahre nach Produktivstart_Kündigungsmöglichkeiten: schriftlich, erstmalig spätestens 12 Monate vor Ablauf des 6. Vertragsjahres durch eine der Vertragsparteien, danach jeweils nach 2 weiteren Vertragsjahren, _Sollte der lt. Leistungsbeschreibung angestrebte Vertragsbeginn wider Erwarten nicht umsetzbar sein, verschiebt sich der Beginn auf den nächstmöglichen Zeitpunkt. Die Einzelheiten werden zwischen der Auftraggeberin und dem künftigen Auftragnehmer individuell abgesprochen. _Für ggf. erforderliche Vertragsänderungen ist immer die Zustimmung beider Vertragsparteien erforderlich._In der Übergangszeit nach Ablauf der Vertragslaufzeit bis zum Produktivstart einer neuen Betriebsmanagementsoftware (BMS) ist der AN verpflichtet, den Betrieb seines BMS aufrecht zu erhalten. Diese Verpflichtung zur Aufrechterhaltung des Betriebs des BMS gilt für eine Übergangszeit von max. 12 Monaten über das Vertragsende hinaus._Der AN muss vorbereitende Leistungen eines neuen AN hinnehmen. Diese Arbeiten dürfen nicht behindert oder gestört werden. Der AN muss jedoch nicht dulden, wenn durch diese vorbereitenden Arbeiten die eigenen Leistungen unzumutbar behindert oder gestört werden. _7. Haftpflichtversicherung
Die in Rahmen und Umfang marktübliche Betriebshaftpflichtversicherung gem. Ziffer 19.1 EVB-IT System AGB, (s. Ziffer 17.3 des EVB-IT Systemvertrages) bzw. gem. Ziffer 21 EVB-IT Cloud AGB (s. Ziffer 8.6 des EVB-IT Cloudvertrages) muss im gesamten Vertragszeitraum fortbestehen._
8. Anforderungen an das Personal
Dem eingesetzten Personal des AN ist die Ausübung einer Beschäftigung in Deutschland erlaubt und alle benannten Ansprechpartner sowie die zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, insbesondere Supportmitarbeiter mit direkten Kundenkontakt, beherrschen die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift.
Die im Angebot benannten Mitarbeitenden (insbes. Accountmanager (betreut den Kunden als erster Ansprechpartner) und Projektmanager (betreut vor allem federführend das Implementierungsprojekt)) sind im Auftragsfall einzusetzen.

? Folgende Leistungen sind optional vorgesehen:
o Übernahme der Stammdaten von Geschäftspartnern, datenführendes System ist das SAP-System
o Wenn dem Anwender eine illegale Müllablagerung auffällt, muss das System die Möglichkeit bieten, diese Müllablagerung mit dem mobilen Endgerät zu erfassen
o Die APP kann Bar- und/oder QR-Codes auf den Behältern auslesen und mit der Tour verbinden

Voraussetzung für das Ziehen der Option ist, dass dem UWB die finanziellen Mittel im Wirtschaftsplan zur Verfügung stehen sowie die bisher implementierte Software ohne Beanstandungen läuft. Die Optionen müssen grundsätzlich umsetzbar sein.

Die im technischen Leistungsverzeichnis, Anlage 2 zum EVB-IT- Vertrag (ID 7761) beschriebenen Anforderungen beinhalten überwiegend Ausschlusskriterien (gekennzeichnet mit "A") sowie Anforderungen an Leistungen, die zwingend zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar sein müssen (Kennzeichen "O" für Optional).

Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Hinweis:
Im Vergabemanagement können die im Teilnahmewettbewerb erzielbaren Punkte nur auf der Basis von max. 1.000 Punkten dargestellt werden.

4.3 Wertungskriterien für die Angebote / Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes

4.3.1 Allgemeine Hinweise
Der Bieter erhält mit den Vergabeunterlagen die Vergütungszusammenstellung (Anlage 3). Die Vergütungszusammenstellung ist zentraler Bestandteil des Angebots. Formale Fehler oder unvollständige Eintragungen haben daher in der Regel erhebliche Nachteile im Rahmen der Angebotswertung zur Folge. Bei Differenzen zwischen den Preisangaben in dem Angebotsschreiben und der Vergütungszusammenstellung sind die Preisangaben in der Vergütungszusammenstellung maßgeblich.

Die mit "A" gekennzeichneten Kriterien sind im technischen Leistungsverzeichnis durch Ankreuzen der Kästchen mit "Ja" bei Erfüllen des Kriteriums oder mit "Nein" beim Nichterfüllen zu bestätigen.

Diese Ausschlusskriterien sind zwingend zum Zeitpunkt der Submission des Erstangebotes zu erfüllen. Ansonsten wird das Angebot ausgeschlossen.

Das Konzept zur Barrierearmut wird im Rahmen der Angebotsprüfung nicht bewertet. Ein fehlendes Konzept führt zum Ausschluss des Angebotes. Gleiches gilt, wenn das Konzept keine verbindlichen Aussagen zur Umsetzung der Barrierearmut enthält.

4.3.2 Bewertung der Angebote

Die Bewertung erfolgt anhand der folgenden Wertungskriterien:

Gewichtung /
max. erzielbare Leistungspunkte Kriterium
1 50 % - max. 500 Leistungspunkte Angebotspreis
2 25 % - max. 250 Leistungspunkte Projektakteure und Präsentation
Unterteilt in:
2.1 Fachliche Qualifikation und Berufserfahrung mit vergleichbaren Aufgaben
2.2 Gesamteindruck der Projektakteure
2.3 Qualität der Darstellung
3 25 % - max. 250 Leistungspunkte Inhaltliche Bewertung des eingereichten Schulungs- und Implementierungskonzeptes
Unterteilt in:
3.1 Qualität der konzeptionellen Herangehensweise zur Implementierung der Software bei der Auftraggeberin
3.2 Qualität des Schulungskonzepts

Insgesamt können max. 1.000 Leistungspunkte erreicht werden.

Bewertung der Kriterien

Angebotspreis

Die Bewertung des Preises erfolgt, indem für jedes Angebot eine Punktzahl für den wertungsrelevanten Angebotspreis ermittelt wird.
Das Angebot mit dem niedrigsten wertungsrelevanten Angebotspreis erhält die Höchstpunktzahl (500 Punkte).

Die Wertungspunkte des Angebotspreises ergeben sich aus der Anzahl der maximal erreichbaren Wertungspunkte (hier: 500) vermindert um das Ergebnis aus maximal erreichbarer Wertungspunktzahl multipliziert mit dem Differenzbetrag zwischen Angebotspreis des Bieters und Bestpreis geteilt durch Bestpreis. Der Bestpreis ist der niedrigste Angebotspreis aller in der Wertung befindlichen Angebote.
Die Wertungspunktzahl des Angebotspreises wird nach der folgenden Formel berechnet:
Preispunkte = 500 Punkte - (500 Punkte*((Angebotspreis-Bestpreis))/Bestpreis)

Bewertung der Projektakteure und der Präsentation

Die Bewertung der Projektakteure und der Präsentation erfolgt anhand folgender Unterkriterien:

2.1 Fachliche Qualifikation und Berufserfahrung mit vergleichbaren Aufgaben
2.2 Gesamteindruck der Projektakteure
2.3 Qualität der Darstellung

Zu 2.1) Fachliche Qualifikation und Erfahrung mit vergleichbaren Aufgaben
Die Bewertung erfolgt anhand der mit dem Angebot eingereichten Personalprofile und der kurzen Darstellung der Profile während der Präsentation. Es wird die fachliche Qualifikation sowie der Berufserfahrung mit vergleichbaren Aufgaben des vorgesehenen Projektteams bewertet.
Die Punktevergabe erfolgt im Anschluss an die Bietergespräche durch eine Jury, die voraussichtlich aus sechs anwesenden Vertreterinnen und Vertretern der Auftraggeberin besteht.
Bei der Bewertung der Qualifizierung des vorgesehenen Projektteams werden folgende Qualifikationen als optimal eingestuft:
Eingesetzt wird ein Projektteam, das mindestens aus folgenden Mitarbeitenden besteht:

Accountmanager (betreut den Kunden als erster Ansprechpartner) und
Projektmanager (betreut vor allem federführend das Implementierungsprojekt)
Positiv bewertet werden hier insbesondere Referenzen bei mindestens zwei vergleichbaren Projekten. Dabei bedeutet "vergleichbar" - auch im Weiteren - ein Projekt, welches den Anforderungen der Ausschlussreferenz (siehe zu 3.1.4., Unterpunkt 2.) im Wesentlichen entspricht.

Es werden folgende Wertungspunkte vergeben:

5 Wertungspunkte, wenn die Qualifizierung des vorgesehenen Projektteams in hohem Maß erfüllt ist
3 Wertungspunkte, wenn die Qualifizierung des vorgesehenen Projektteams erfüllt ist
1 Wertungspunkt, wenn die Qualifizierung des vorgesehenen Projektteams nur in Teilen erfüllt ist
0 Wertungspunkte, wenn die Qualifizierung des vorgesehenen Projektteams nicht erfüllt ist.

Zu 2.2 Gesamteindruck der Projektakteure
Es wird die Präsentationsfähigkeit der geplanten Projektleitung bzw. der Mitarbeitenden des Projektteams, die die Präsentation und das Bietergespräch durchführen, bewertet.
Folgende Wertungspunkte werden vergeben:

5 Wertungspunkte bei einer hohen bis sehr hohen Souveränität
3 Wertungspunkte bei einer durchschnittlichen Souveränität
1 Wertungspunkt bei geringer Souveränität
0 Wertungspunkte bei fehlender Souveränität

Zu 2.3 Qualität der Darstellung
Es wird die Qualität der Darstellung bei der Präsentation bewertet.
Es werden folgende Wertungspunkte vergeben:

5 Wertungspunkte bei einer sehr guten Präsentation
3 Wertungspunkte bei einer guten Präsentation
1 Wertungspunkt bei einer durchschnittlichen Präsentation
0 Wertungspunkte bei einer schlechten Präsentation

Für die Bewertung der Unterkriterien gilt:
Die Jurymitglieder vergeben individuell Bewertungspunkte von 0 bis 5 je Unterkriterium.
Hieraus wird ein Durchschnittswert mit maximal 2 Nachkommastellen gebildet.
Je Unterkriterium muss der Bieter im Durchschnitt jeweils mindestens 1 Bewertungspunkt erreichen, ansonsten wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.
Aus den erreichten Wertungspunktzahlen der drei Unterkriterien des Zuschlagskriteriums "Bewertung der Projektakteure und der Präsentation" wird das arithmetische Mittel (Summe der erreichten Bewertungspunktzahlen dividiert durch die Anzahl der Unterkriterien (3)) gebildet und mit 50 gewichtet. Die maximal zu erreichende Leistungspunktzahl beträgt 250.

Inhaltliche Bewertung des eingereichten Schulungs- und Implementierungskonzeptes
Die Bewertung des eingereichten Schulungs- und Implementierungskonzepts erfolgt anhand folgender Unterkriterien:

Qualität der konzeptionellen Herangehensweise zur Implementierung der Software bei der Auftraggeberin
3.2 Qualität des Schulungskonzepts
Die Angebote werden inhaltlich anhand des eingereichten Implementierungs- und Schulungskonzeptes gesichtet. Zur Punktevergabe durch die Jury siehe "Projektakteure und Präsentation".
Zu 3.1 Qualität der konzeptionellen Herangehensweise zur Implementierung der Software bei der Auftraggeberin

5 Wertungspunkte für eine Herangehensweise, die besonders schlüssig, innovativ und zielführend ist.
3 Wertungspunkte für eine Herangehensweise, die schlüssig und zielführend ist.
1 Wertungspunkt für eine Herangehensweise, die nur teilweise schlüssig und zielführend ist.
0 Wertungspunkte für eine Herangehensweise, die nicht schlüssig und zielführend ist.
zu 3.2 Qualität des Schulungskonzepts

5 Wertungspunkte für ein Schulungskonzept mit besonders innovativen und sachgerechten Methoden
3 Wertungspunkte für ein Schulungskonzept, das sachgerecht ist.
1 Wertungspunkt für ein Schulungskonzept, welches nur teilweise sachgerecht ist.
0 Wertungspunkte für ein Schulungskonzept, welches nicht sachgerecht ist.
Die Beurteilung der Unterkriterien 3.1 und 3.2 orientiert sich an folgenden Punkten:

Schlüssigkeit der Herangehensweise und der Ablaufplanung
Qualität, Kreativität und Innovationsfähigkeit der gewählten Methoden
Orientierung an den Gegebenheiten der Auftraggeberin (bspw. hinsichtlich der Infrastruktur in Hinblick auf Personal und Fahrzeugpark)

Ebenso wie bei der "Bewertung der Projektakteure und der Präsentation" erfolgt die Punktevergabe im Anschluss an das Bietergespräch.
Auch hier vergeben die Jurymitglieder individuell Bewertungspunkte von 0, 1, 3 oder 5 je Unterkriterium.
Hieraus wird ein Durchschnittswert mit maximal 2 Nachkommastellen gebildet.
Je Unterkriterium muss der Bieter im Durchschnitt jeweils mindestens 1 Bewertungspunkt erreichen, ansonsten wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.
Aus den erreichten Wertungspunktzahlen der zwei Unterkriterien des Zuschlagskriteriums "Inhaltliche Bewertung des eingereichten Schulungs- und Implementierungskonzeptes" wird das arithmetische Mittel (Summe der erreichten Bewertungspunktzahlen dividiert durch die Anzahl der Unterkriterien (2)) gebildet und mit 50 gewichtet. Die maximal zu erreichende Leistungspunktzahl beträgt 250.

4.3.3 wirtschaftlichstes Angebot / Zuschlag
Die ermittelten Leistungspunkte für den Angebotspreis und die Leistungspunkte für die Bewertungskriterien 2 und 3 werden addiert. Auf das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl wird der Zuschlag erteilt. Bei Punktgleichheit erhält das Angebot mit der der höchsten Leistungspunktzahl für die "Bewertung der Projektakteure und der Präsentation" den Zuschlag.

§ 56 VgV: Fehlende unternehmensbezogene Unterlagen können nachgefordert werden. Zuschlagsrelevante Unterlagen dürfen nicht nachgefordert werden.

§ 17 VOL/B und Regelungen im EVB-IT Vertrag

Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen verpflichtet.

Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 15 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21.07.2022.