Jegliche Kommunikation wie z.B. Bieterfragen, ist ausschließlich über die Vergabeplattform abzuwickeln.
Die Stadt Sundern prüft die Eignung und Zuverlässigkeit der Bieter. Sie behält sich vor, Angebote nicht zu berücksichtigen, wenn Erkenntnisse vorliegen, die die Zuverlässigkeit für die Auftragsausführung infrage stellen (z. B. Eintragungen im Wettbewerbsregister). Den betroffenen Unternehmen wird vor einer Entscheidung Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben.
Wenn der ursprüngliche Auftragnehmer wegen Kündigung oder aus anderen Gründen endgültig ausfällt, wird die Stadt Sundern die Ausführung des Auftrages dem im Verfahren nächst günstigen Bieter antragen.
Sollten zwei Angebote mit gleichlautenden Preisen eingehen, entscheiden in absteigender Reihenfolge:
a) die Kriterienwertung
b) Losentscheid
über die Zuschlagserteilung.
Die durch den Bieter in seinem Angbotsunterlagen aufgeführten Zahlungsbedingungen werden nicht Vertragsgrundlage.
Bieter, welche sich die Vergabeunterlagen ohne Registrierung vom Vergabeportal www.vergabe-westfalen.de aus dem Internet herunterladen, erhalten technisch bedingt keine E-Mail Benachrichtigung über neue Nachrichten der Vergabestelle (z.B. Aktualisierung der Vergabeunterlagen). Insofern wird allen Teilnehmern am Verfahren geraten, sich beim vorgenannten Vergabeportal mit Angabe einer aktuell gültigen e-mail Adresse zu registrieren.
Sämtliche Vergabeunterlagen sind vor Abgabe des Teilnahmeantrags zwingend über das Vergabeportal herunterzuladen.
Die Weitergabe der Ausschreibungsunterlagen an Dritte sowie die gewerbliche Nutzung der Ausschreibungsunterlagen außerhalb dieses Verfahrens sind nicht gestattet.
Die Angebotsunterlagen sind an den dazu vorgesehenen Stellen durch die jeweils entsprechend bevollmächtigte Person zu unterzeichnen und als eingescannte Datei (im pdf-Format) hochzuladen. Der/Die Bewerber(in) / der/ die Bevollmächtigte der Bewerbergemeinschaft bestätigt durch seine Unterschrift die Richtigkeit aller Angaben im Teilnahmeantrag. Bei fremdsprachigen Dokumenten ist zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung in die Verfahrenssprache (deutsch) beizufügen.
Die Stadt Sundern behält es sich vor, den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen.
Auskünfte über die Teilnahmeunterlagen sind spätestens 7 Kalendertage vor dem Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge ausschließlich über die Kommunikationsfunktion des Vergabeportals zu beantragen.
Es wird darauf hingewiesen, dass zur ordnungs-gemäßen Durchführung des Vergabeverfahrens im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bieterbezogen unternehmens- und personenbezogene Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, um den vergaberechtlichen Vorgaben zur Bewerber- und Bieterbeteiligung und -information sowie Wertung etc. nachzukommen. Diese Daten werden während der Dauer der Verfahrensdurchführung sowie der für die Vergabe- und Vertragsakten bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verarbeitet und gespeichert. Der Erhebung, Verarbeitung und Speicherung dieser Daten kann widersprochen werden. Dies führt jedoch dazu, dass eine Einhaltung der vergaberechtlichen Verpflichtungen, u.a. im Hinblick auf Information während des Verfahrens nicht mehr sichergestellt werden kann und damit die Beteiligung und Wertbarkeit infrage gestellt wird.
Es besteht nach den Bestimmungen der DSGVO ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung. Widerspruch und auf Datenübertragbarkeit gegenüber dem betreuenden Büro und dem öffentlichen Auftraggeber, ebenso ein Beschwerderecht gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde.