Verfahrensangaben

Ausschreibung der Druck- und Kopierlösungen für die Verwaltung und die Schulen der...
VO: VgV Vergabeart: Offenes Verfahren Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
31.08.2026
07.09.2026 10:00 Uhr
07.09.2026 10:00 Uhr

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

Stadt Greven
DE 125502568
https://www.greven.net
Rathausstr. 6
48268
Greven
Deutschland
DEA37
vergabe@stadt-greven.de
+49 2571920-0
+49 2571920-6320

Angaben zum Auftraggeber

Kommunalbehörden
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Leitweg-ID 05515-03004-07
Albrecht-Thaer-Str. 9
48128
Münster
Deutschland
DEA33
Geschäftsstelle der Vergabekammer
vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de
+49 251-411-1691
+49 251-411-2165

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Lieferungen

CPV-Codes

30120000-6
30232100-5
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Ausschreibung der Druck- und Kopierlösungen für die Verwaltung und die Schulen der Stadt Greven

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Sowohl die Stadtverwaltung als auch die Schulen der Stadt Greven sollen mit leistungsfähigen Multifunktionssystemen und Druckern sowie der für den Betrieb notwendigen Software für die Bearbeitung von S/W- und farbigen Aufträgen ausgestattet werden. Eine Anbindung fast aller Geräte an die jeweiligen Netze ist vorgesehen. Alle Systeme sollen im Rahmen eines Gesamtvertrags einschließlich Service und der erforderlichen Materialversorgung betrieben werden.

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn / Ende
01.04.2027
30.03.2032

Die Stadt Greven kann den Vertrag bis 3 Monate vor Ablauf durch schriftliche Erklärung um maximal 12 Monate verlängern. In diesem Fall ist über die Reduzierung der Miet- und Klickpreise neu zu verhandeln. Nach Ablauf der Verlängerung endet der Vertrag, ohne dass es einer weiteren Kündigung durch die Stadt Greven bedarf.
1
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
48268
Greven
Deutschland
DEA37

Rathaus der Stadt Greven, Rathausstraße 6, 48268 Greven, Technische Betriebe Greven, Up'n Nien Esch 2a, 48268 Greven, Martini Grundschule, Barkenstraße 12, 48268 Greven, Marien Grundschule, Am Fiskediek 7, 48268 Greven, Josef Grundschule, Im Deipen Brook 18, 48268 Greven, Erich Käster Grunschule, Grevener Landstraße 99, 48268 Greven, Martin-Luther-Grundschule, Am Wilhelmplatz 8, 48268 Greven, Anne-Frank Realschule, Im Deipen Brook 20, 48268 Greven, Gymnasium Augustinianum, Lindenstraße 68, 48268 Greven, Nelson-Mandela-Gesamtschule, Teichstraße 29, 48268 Greven, Feuer- und Rettungswache Greven, Hansaring 25, 48268 Greven, GFW Greven GmbH, Marktstraße 30, 48268 Greven,
H4 Greven, Bismarckstraße 36, 48268 Greven, GBS Greven, Friedrich-Ebert-Str. 3-5, 48268 Greven, Stadtbibliothek Greven, Kirchstr. 3, 48268 Greven, Stadt Jugenamt Greven, Kardinal-von-Galen-Str. 5, 48268 Greven, Stadtverwaltung Greven Finanzbuchhaltung, Rathausstr. 11-15, 48268 Greven, TBG Kläranlage, Emsdettener Str. 200, 48268 Greven,

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

Bewertung erfolgt über prozentual gewichtete Kriterien

Zuschlagskriterium

Kosten
Kosten gemäß Preisblatt

Kosten gemäß Preisblatt, Anlage 1
Gewichtung
60,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Systemkriterien

Systemkriterien, Anlage 2a
Die Wichtigkeit der Kriterien für die Bewertung ergeben sich aus: sehr wichtig = 3 Punkte, wichtig = 2 Punkte, weniger wichtig = 1 Punkt
Geschwindigkeit im Simplexdruck in ppm (Schwarz/Weiß) "sehr wichtig (3 Punkte)"
Geschwindigkeit im Duplexdruck in ppm (Schwarz/Weiß) "sehr wichtig
(3 Punkte)"
Geschwindigkeit im Simplexdruck in ppm (Farbe) "sehr wichtig
(3 Punkte)"
Geschwindigkeit im Duplexdruck in ppm (Farbe) "sehr wichtig
(3 Punkte)"
Dauer bis zum Druck/Kopie der 1. Seite nach Anschalten des Geräts? "wichtig (2 Punkte)"
Dauer bis zum Druck/Kopie der 1. Seite aus dem Sleep-Modus? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Dauer bis zum Druck/Kopie der 1. Seite aus Stand-By-Modus? "sehr wichtig (3 Punkte)"
"Anzahl der Papierbehälter (ohne Einzelblatteinzug)
in der angebotenen Ausstattung" "wichtig (2 Punkte)"
"Papiervorrat insgesamt in Blatt in der angebotenen Ausstattung" "sehr wichtig (3 Punkte)"
Papiergrammaturen aus Kasette (60-160 g/m2) "wichtig (2 Punkte)"
Papiergrammaturen aus Einzelblatteinzug (60-220 g/m2,) "wichtig
(2 Punkte)"
Hauptspeicherkapazität "sehr wichtig (3 Punkte)"
Festplattenkapazität (wenn vorhanden) "weniger wichtig (1 Punkt)"
SD-Speicherkapazität (wenn vorhanden) "weniger wichtig (1 Punkt)"
Werden die Festplatten regelmäßig gelöscht oder mehrfach überschrieben? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Werden die Druckdaten verschlüsselt übertragen? "wichtig (2 Punkte)"
Technische Gesamtlebensdauer des Geräts (in Seiten) "wichtig
(2 Punkte)"
Welche Scan-Formate (z.B. jpeg, PDF) bieten Sie an? "sehr wichtig
(3 Punkte)"
In welchen Formaten kann die OCR-Erkennung speichern? "weniger wichtig (1 Punkt)"
Gewichtung
10,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Software- und Bedienungskriterien

Software- und Bedienungskriterien, Anlage 2b
Die Wichtigkeit der Kriterien für die Bewertung ergeben sich aus: sehr wichtig = 3 Punkte, wichtig = 2 Punkte, weniger wichtig = 1 Punkt
Verwenden Sie einen Universaltreiber (gewünscht) in Ihrem Angebot, der alle A4-MFP und A3-MFP bedienen kann? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Kann auf allen Farbgeräten die Voreinstellung des S/W-Drucks zentral vom Administrator eingestellt werden? "sehr wichtig (3 Punkte)"
"Welche Administrationssoftware enthält Ihr Angebot?
Löst diese auch die Tonerbestellung aus?" -
"WelcheFollow-Me-Print-Lösung enthält Ihr Angebot?
Löst diese auch die Tonerbestellung aus?" -
"Verwenden Sie ein Kundenpotal? In den Schulen? In der Verwaltung? " "sehr wichtig (3 Punkte)"
Erfolgt das Hosting des Kundenportals in der EU (DSGVO)? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Ist der Hoster des Kundenportals nach ISO 27001 zertifiziert? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Ist die Administrationssoftware und die automatische Tonerbestellung hersteller- und geräteunabhängig? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Ist die Follow-Me-Print-Lösung hersteller- und geräteunabhängig? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Können Anwender ihre Transponder über die allgemeine Nutzerkennung selber an den Systemen registrieren? "sehr wichtig
(3 Punkte)"
Werden Systempasswörter zentral in der Administrationslösung verwaltet? "weniger wichtig (1 Punkt)"
Werden die Konfigurations-Einstellungen der Geräte als Backup gespeichert, um diese im Falle eines Gerätetauschs direkt aufspielen zu können? "wichtig (2 Punkte)"
Wie kann der AG auf die Bestandsdaten der eingesetzten Geräte zugreifen: Geräte-ID; Standort; Typ; Zählerstände (getrennt nach S/W u. Farbe); IP-Adresse? "wichtig (2 Punkte)"
Wie kann der AG die abgerechneten Zählerstände überprüfen? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Wie werden die regelmäßigen Berichte über die Auslastung der Systeme zur Verfügung gestellt? "wichtig (2 Punkte)"
"Wie viele Kostenstellen kann Ihre Lösung verwalten? " "weniger wichtig (1 Punkt)"
Wie kann die Bezeichnung der Kostenstellen erfolgen (möglichst Freitext)? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Wie erfolgt die Zuordnung der Druckaufträge auf die Kostenstellen in der Verwaltung? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Wie erfolgt die Zuordnung der Druckaufträge auf die Kostenstellen in den Schulen? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Was für ein Bedienpanel verwenden die Geräte? (Tasten, Touchscreen, Graustufen, farbig ...)? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Kann das Panel auf den AG angepasst werden, z.B. mit Logoeinbindung? "weniger wichtig (1 Punkt)"
Können unterschiedlichen Anwendern unterschiedliche Funktionen zugewiesen werden? "weniger wichtig (1 Punkt)"
Wie wird das Adressenverzeichnis in der Verwaltung aktualisiert? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Wie wird das Adressenverzeichnis in den Schulen aktualisiert? "wichtig (2 Punkte)"
Kann gescannt werden während das System druckt? "wichtig (2 Punkte)"
Können Druckaufträge am System gelöscht werden? "sehr wichtig
(3 Punkte)"
Können Druckaufträge am System unterbrochen werden? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Gewichtung
10,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Servicekriterien

Servicekriterien, Anlage 2c
Die Wichtigkeit der Kriterien für die Bewertung ergeben sich aus: sehr wichtig = 3 Punkte, wichtig = 2 Punkte, weniger wichtig = 1 Punkt
Ist das Vertriebs-Unternehmen nach ISO 27001 (Informationssicherheits-Management) zertifiziert? "sehr wichtig
(3 Punkte)"
Wo ist Ihr Servicestützpunkt für die Stadt Greven (Nähe?) "sehr wichtig (3 Punkte)"
Wie viele auf die angebotenen Systeme geschulte Servicetechniker beschäftigt der Stützpunkt? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Ist die persönliche Serviceannahme mit einem definierten Ansprechpartner für den AN verbunden? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Gibt es eine einzige Hotline-Nummer für unterschiedliche Anfragen (z.B. Störungen, Tonerbestellungen, Wartungsfragen, Abrechnungsfragen)? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Kann der Auftraggeber die Dokumentation der Servicecalls und die Wartungsprotokolle einsehen? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Wie kann der AG die Tonerbestellungen und Tonerlieferungen nachvollziehen? "sehr wichtig (3 Punkte)"
Werden Schulungsunterlagen online zur Verfügung gestellt? "weniger wichtig (1 Punkt)"
Gibt es Video-Tutorials? "weniger wichtig (1 Punkt)"
Gewichtung
10,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Umweltkriterien

Umweltkriterien, Anlage 2d
Die Wichtigkeit der Kriterien für die Bewertung ergeben sich aus: sehr wichtig = 3 Punkte, wichtig = 2 Punkte, weniger wichtig = 1 Punkt
Ist das Hersteller-Unternehmen nach ISO 14001 - Umweltmanagementsystemnorm zertifiziert? "weniger wichtig
(1 Punkt)"
Werden Toner-Kartuschen/Tinten-Behälter wieder verwendet ? "wichtig (2 Punkte)"
"Werden die Geräte in Europa produziert? Erfolgt die Endmontage in Europa?" "wichtig (2 Punkte)"
Werden die Tonerkartuschen/Tintenbehälter in Europa produziert? "wichtig (2 Punkte)"
Verfügt der Hersteller der Geräte über eine Wiederaufbereitungseinrichtung für die Geräte in Europa? "wichtig
(2 Punkte)"
Stromverbrauch im Stand-by (Bereitschaft) in Watt "sehr wichtig
(3 Punkte)"
Stromverbrauch im Betrieb in Watt "wichtig (2 Punkte)"
"Geräuschentwicklung im Stand-by (Schallleistungspegel LWA in dB(A))" "sehr wichtig (3 Punkte)"
"Geräuschentwicklung im Betrieb (Schallleistungspegel LWA in dB(A))" "wichtig (2 Punkte)"
Wie hoch ist der Anteil an recycelten Materialien (z.B. Kunststoffen) in den Geräten? "wichtig (2 Punkte)"
Wie hoch ist der Anteil an recycelteten Materialien (z.B. Kunststoffen) in den Tonerkartuschen? "wichtig (2 Punkte)"
Werden die Geräte nach Vertragsende wieder aufbereitet und neu vermarktet? "wichtig (2 Punkte)"
Gewichtung
10,00
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Optional (ohne Abnahmeverpflichtung, ohne Berücksichtigung bei der Preisbewertung) wird ein Angebot für eine Lösung erbeten, die zusätzlich OCR-Scannen im Word-Format ermöglicht.
Optional (ohne Abnahmeverpflichtung, ohne Berücksichtigung bei der Preisbewertung) wird ein Angebot für eine Software erbeten, die über Möglichkeiten der automatischen Trennung verschiedener Scann-Aufträge in einem Stapel verfügt. Bitte tragen Sie den Preis dafür im Preisblatt ein.

Zusätzliche Angaben

Gewertet wird gemäß folgender Berechnungsmethode:
Bei den monetären Kriterien wird der Wert zum Wert des preisgünstigsten Angebots ins Verhältnis gesetzt und mit der o. g. Gewichtung multipliziert (günstigster Angebotspreis / Angebotspreis x Preisgewichtung).
Bei den nicht-monetären Kriterien erfolgt die Punktevergabe in Anlehnung an das "Kölner Rangfolgeverfahren". Schneidet ein Bieter für ein Kriterium besser ab als andere, erhält er dafür je schlechterem Anbieter die Anzahl Punkte, die der Wichtigkeit des Kriteriums gem. Anlage entsprechen. Erfüllen alle Bieter das jeweilige Kriterium im gleichen Maße, z. B. alle antworten auf eine Frage mit "ja", dann erhält keiner einen Punkt. Analog der Wertung bei den monetären Kriterien wird die Summe der so erreichten Punkte mit der Summe der maximal erreichten Punkte ins Verhältnis gesetzt und mit der o.g. Gewichtung multipliziert (Leistungspunkte / Max. erreichte Leistungspunkte x Gewichtung).

Für die Auftragsvergabe wird der Bieter in Betracht gezogen, der auf Basis der o. g. Zuschlagskriterien und Gewichtung die meisten Punkte (Summe aus den monetären plus Summe aus den nicht monetären Kriterien) erhält. Dieser Bieter muss die Lauffähigkeit und die geforderte Integrationsfähigkeit seiner Systeme und der angebotenen Software in der Netzwerkumgebung der Stadt Greven vor Auftragserteilung nachweisen.
Hierfür stellt der Bieter der Stadt Greven vor dem geplanten Installationszeitraum unverzüglich nach schriftlicher Aufforderung jeweils ein System jedes angebotenen Typs in der von der Stadt Greven gewünschten Konfiguration und die anwendungsnahe Software betriebsbereit für 2 Wochen zu Testzwecken zur Verfügung. Der Bieter übernimmt die Installation der Systeme und der Software in Absprache mit der IT-Abteilung der Auftraggeberin und stellt den notwendigen Support für die Dauer der Teststellung sicher.
Die Musterung der Systeme und der Software erfolgt durch die Mitarbeiter der Stadt Greven. Es werden die Einhaltung der Mindestkriterien, die vom Bieter zugesicherten Eigenschaften, gattungstypische Gerätemerkmale und in erster Linie die Integration in die Systemumgebung und Abläufe der Stadt Greven geprüft.
Erfüllen die Systeme alle Anforderungen, ist dieser Bieter mit dem wirtschaftlichsten An-gebot gemäß § 58 VgV, Absatz 1 für den Zuschlag vorgesehen.
Werden die Anforderungen nicht erfüllt, wird der Bieter mit der nächstbesten Punktzahl zur Teststellung aufgefordert. Für diese Teststellung gelten die vorstehend beschriebenen Bedingungen.

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Offenes Verfahren

Angaben zum Verfahren

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Entfällt

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Energieeffizienz-Richtlinie

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Unzulässig
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYR4LNUA

Einlegung von Rechtsbehelfen

Sofern ein Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt wurde, ist der Verstoß gegenüber dem Auftraggeber innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen. Ein Antrag auf Nachprüfung ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen.

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Anwendbarkeit der Verordnung zu drittstaatlichen Subventionen

Zusätzliche Informationen

Angebote

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Übermittlung der Angebote / Teilnahmeanträge

Anforderungen an die Form bei elektronischer Übermittlung

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Nicht zulässig
Verwaltungsangaben

Bindefrist

4
Monate

Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Rathaus Stadt Greven, Rathausstraße 6, 48268 Greven
Raum B 122

Bieter oder deren Bevollmächtigte sind zur Angebotsöffnung nicht zugelassen.

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.

Die Vergabestelle behält sich das Recht vor, fehlende Unterlagen bei Angebotsabgabe, die nachgefordert werden dürfen, mit einer Frist von 6 Kalendertagen nach Eingang der Aufforderung, nachzufordern.

Der öffentliche Auftraggeber kann unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

Bedingungen

Ausschlussgründe

Ort der Angabe der Ausschlussgründe

Auswahl der Ausschlussgründe

Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität

Erfüllung der Anforderungen des Umweltzeichens "Blauer Engel" spätestens bei Vertragsabschluss durch Vorlage eines "Blauer-Engel-Zertifikates" oder eines geeigneten Nachweises (in deutscher Sprache) von unabhängigen Stellen, welches den Anforderungen des "Blauen Engels" mit den neuesten Vergabekriterien entspricht.

Eignungskriterium

Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Patronatserklärung des Herstellers zur Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft (dient der Risikoabsicherung bei einem Ausfall des Auftragnehmers).

Eignungskriterium

Genehmigung oder Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation erforderlich für Dienstleistungsverträge

Autorisierungsnachweis des Herstellers für Vertrieb und Wartung (bezieht sich auf die Berechtigung und generelle Eignung als Händler)

Finanzierung

Rechtsform des Bieters

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

Eigenerklärung zur Eignung (Formular 124 LD)
Eigenerklärung zu Ausschlussgründen, (Formular 521 EU)
Eigenerklärung Mindestlohngesetz (522 EU)
Eigenerklärung Sanktionspaket (523 EU)

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

---

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung